ТК РФ предписывает работодателям не просто выплачивать зарплату два раза в месяц путем выдачи аванса и непосредственно заработной платы, но и предоставлять каждому трудящемуся расшифровку всех выплат за истекший период.
Именно для целей информирования работников о структуре выплат и был разработан такой документ, как расчетный лист.
Слово закона
Рассмотрим, что говорит закон по поводу расчетного листка и необходимости его применения.
Что это за документ?
Расчетный лист – это официальный документ, служащий для информирования трудящихся о:
- размере заработной платы;
- структуре дохода, включая все начисления и удержания;
- “чистом” доходе за минусом всех удержаний;
- размере удержанного НДФЛ и др.
По сведениям из расчетного листа работник может получить комплексную информацию о своей зарплате.
В каких случаях и для чего используется?
Ст.136 ТК РФ содержит важное указание для работодателей.
Так, согласно положениям указанной статьи, выплата зарплаты во всех случаях должна сопровождаться уведомлением сотрудника в письменной форме о:
- структурных элементах зарплаты, выплаченной за расчетный период;
- суммах, начисленных трудящемуся, в том числе денежных компенсаций за факты несоблюдения работодателем регламентированных сроков выплаты зарплаты;
- удержаниях, произведенных в силу исполнительных листов, судебных решений, заявлений работника или приказов руководства организации;
- общей сумме к выплате (“чистая” зарплата).
Следом сказано, что форма утверждается непосредственно работодателем с учетом мнения профсоюза.
И хотя в статье не сказано, что работников обязательно оповещать именно посредством расчетного листка, из буквального смысла законодательных положений можно сделать такой вывод.
Таким образом, расчетный листок по заработной плате используется:
- во всех случаях при выплате зарплаты или иного вознаграждения работнику;
- в произвольной форме (унифицированной формы нет);
- только в письменном виде (устная форма оповещения не допускается).
Положен ли при увольнении?
Ст. 136 ТК РФ указывает, что листок должен выдаваться под роспись при каждом случае выплаты дохода, причем неважно какого – зарплата или аванс.
Аб. 4 ст.84.1 ТК РФ устанавливает, что в дату прекращения трудовых правоотношений трудящемуся выдаются:
- трудовая книжка;
- все невыплаченные ранее суммы (окончательный расчет);
- заверенные работодателем документы, которые в дальнейшем могут потребоваться работнику (и которые так или иначе связаны с исполнением трудовой функции).
Из смысла норм закона следует вывод, что работодатель обязан выдать работнику листок в день увольнения.
Нужен ли при перечислении зарплаты на карту?
В силу положений Письма Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1, порядок выдачи листов в случае, если выплата дохода осуществляется путем перечисления средств в кредитную организацию, определяется руководством компании.
Унифицированный порядок отсутствует: в какой форме и каким образом выдавать листки – решает руководство (учитывая при этом мнение коллегиального профсоюзного органа).
Важно! Предусмотреть порядок выдачи листков при выдаче зарплаты на банковские карты можно в приказе руководителя, определяющем форму листка.
Обязаны ли их выдавать?
Обязательны ли расчетные листки?
В силу нормативных положений ст. 136 ТК РФ, выдача листков – это обязанность, а не право работодателя.
Таким образом, каждому трудящемуся нужно выдавать лист при выплате дохода – аванса, зарплаты или иного вознаграждения за труды.
Кто составляет?
Расчетный лист обязан составить специалист бухгалтерской службы или иной сотрудник предприятия, так или иначе имеющий доступ к сведениям о полагающихся конкретному работнику выплатах.
Что самое характерное, так это отсутствие печати и подписи управомоченного лица.
Ни руководитель, ни даже бухгалтер компании не обязаны ставить на листке свою роспись. Более того, в документе даже не проставляется печать организации.
Связано это с тем, что листок носит исключительно информационный характер и не удостоверяет факт получения тех или иных выплат.
Узнайте, как сделать запись в трудовой книжке при увольнении.
Может ли заменяться ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск компенсацией? Смотрите тут.
Как оформить расчетный листок по зарплате?
Рассмотрим, как оформить расчетный лист, как читать его, когда нужно выдавать, в какой форме, и другие вопросы.
Порядок и правила выдачи
Законодательством регламентирован особый порядок выдачи листков. Рассмотрим, какие обязательные требования предусмотрел законодатель.
Когда выдается?
В силу ст. 136 ТК РФ, срок выдачи зарплаты — не реже, чем 2 раза в месяц.
Конкретная дата устанавливается локальными актами организации, в частности, это могут быть правила внутреннего распорядка, коллективный или трудовой договор.
Поскольку законодатель обязал работодателей уплачивать зарплату как минимум 2 раза в 30 дней, то и листков должно быть 2 (в каждом месяце), ведь аб. 1 ст. 136 ТК РФ гласит, что листок выдается при каждой выплате зарплаты.
В нормах закона четко не оговорено – нужно ли сопровождать межзарплатные выплаты расчетным листком.
На практике работодатели пользуются такой законодательной недоработкой и выдают листок по окончании расчетного периода.
И вряд ли это будет считаться нарушением, ведь основная функция листа – информирование работника о произведенных выплатах.
Требования к содержанию и оформлению
Постановление Госкомстата № 1 от 5 января 2004 приводит унифицированные формы учетной документации: расчетно-платежная ведомость (Т-49); расчетная (Т-51); платежная (Т-53) и др.
Форма листка данным нормативным документом не предусмотрена, ровно, как и другими правовыми актами.
Таким образом, работодатели могут самостоятельно разработать форму и структуру документа, ориентируясь на положения ст. 136 ТК РФ об обязательном наличии некоторых разделов.
Как заполнить документ?
Помимо основных граф “Начислено”, “Удержано” и др., рекомендуется “разбивать” статьи доходов и расходов по подгруппам. К примеру, в графе “Начислено” указывать отдельные виды доходов – оклад, премия и др.
Помимо основных подразделов, необходимо наличие и дополнительных:
- наименование организации (с указанием организационно-правовой формы);
- название структурного подразделения, в котором работник осуществляет трудовую деятельность;
- ФИО трудящегося, его должность и квалификация;
- табельный номер;
- номер расчетного листка, дата его выдачи;
- период, за который расшифровываются выплаты;
- поле для подписи сотрудника, для ФИО.
Дата выдачи сотрудникам
Формировать документ следует за несколько дней до выплаты зарплаты.
Дата ее выплаты устанавливается локальными актами предприятия, но не реже 2 раз в месяц.
Выдавать расчетный листок по зарплате можно:
- либо непосредственно в день выдачи дохода в кассе предприятия или на банковскую карту;
- либо заранее – за день или за несколько дней.
Закон не устанавливает четких сроков, когда выдавать расчетный лист, лишь предписывая его обязательную выдачу при каждой выплате заработной платы.
Оформляется ли в подразделениях компаний за рубежом?
Если работодатель зарегистрирован в России, на него в полной мере распространяются требования российского трудового законодательства (даже если за рубежом есть структурные обособленные подразделения).
Расчетные листки обособленными подразделениями, находящимися за границей, оформляются в соответствии с правилами ТК РФ и внутренних нормативных актов.
Отметим, что в большинстве зарубежных стран, так же, как и в России, практикуется оповещение работников о структуре заработной платы.
Форма документа
Унифицированная форма действующим законодательством не утверждена.
Однако работодателям все равно необходимо знать некоторые нюансы – к примеру, можно ли расчетные листы оформлять в электронном виде.
Может ли иметь электронный вид?
В Трудовом Кодексе не приведено положений о необходимости применять только бумажную форму расчетного листка (ровно, как и положений о применении только электронной формы).
По поводу электронных расчетных листков свои комментарии предоставил Минтруд в Письмо Минтруда от 21.02.17 N 14-1/ООГ-1560.
В резолютивной части письма сказано, что если в трудовом договоре, ином документе (коллективном соглашении, локальном акте организации) указан порядок извещения трудящихся о составных частях зарплаты, то нарушения норм ТК РФ нет.
Таким образом, если работодатель выпустил локальный акт о порядке оповещения сотрудников в электронном виде (например, рассылка расчетных листов на адреса электронной почты или через социальные сети), то применение электронных расчетных листков допускается.
Отличаются ли для ИП?
ТК РФ не предусмотрел отдельные нормы для юридических лиц и ИП касаемо порядка оформления расчетных листков.
Таким образом, на предпринимателей распространяются все те же нормы закона, что и на юрлиц – свободная форма листка, оповещение работников либо в электронном, либо в бумажном виде, не реже 2 раз в месяц и др.
Как выглядит?
Расчетный листок обычно печатается на одном листе.
Вверху содержатся основные сведения о компании и конкретном работнике, чуть ниже – название документа, начисления, удержания, а в самом конце – подпись работника.
Заполненный пример
Скачать образец заполнения расчетного листа можно с нашего сайта по этой ссылке.
Кстати, наш образец уже содержит все необходимые формулы для расчета. Исправить на нужные значения можно прямо в Excel, просто введя в ячейку соответствующий параметр.
Типовой бланк
В некоторых случаях потребуется пустой бланк расчетного листка, например, если компания планирует с нуля создать собственную форму и необходимо на что-то ориентироваться при оформлении.
Скачать пустой бланк расчетного листка можно по этой ссылке.
Расшифровка
Как разобраться в форме расчетного листа? На практике сложились определенные принципы его оформления.
Выделяются 4 основных раздела:
| Раздел | Подробности |
| Начислено | Указывается, какие суммы были начислены работнику, в том числе, и дополнительные (оклад, премия, отпускные, пособие по временной нетрудоспособности и др.) |
| Удержано | С указанием общей удержанной суммы и по видам удержаний (алименты, НДФЛ, штрафы, профсоюзные взносы и др.) |
| Выплачено | Сколько было выплачено работнику согласно расчетной ведомости |
| К выплате | Какая сумма подлежит к выплате в текущем расчетном периоде за минусом всех удержаний |
В некоторых случаях компании используют коды для классификации отдельных статей доходов и расходов.
Коды выплат могут быть как общепринятыми (из справки 2-НДФЛ), так и разработанными силами компании.
Как утвердить?
Нормы ст. 136 ТК РФ гласят, что расчетный лист утверждается:
- непосредственно работодателем, то есть управомоченным представлять интересы предприятия лицом;
- с учетом мнения коллегиального профсоюзного органа.
Этапы процедуры
Как понять, сколько этапов содержит процедура утверждения? Для этого обратимся к ст.372 ТК РФ.
Вот некоторые правила, предусмотренные этой статьей:
- работодатель разрабатывает проект приказа об утверждении формы расчетного листа;
- направляет проект в профсоюзный орган;
- в течение 5 дней профсоюз направляет работодателю согласие или не согласие с разработанным проектом;
- если профсоюз не согласен, работодатель может доработать проект или назначить дополнительные переговоры для достижения согласия;
- если стороны так и не пришли к единому мнению, готовится протокол разногласий;
- после оформления протокола работодатель имеет право принять и утвердить форму листка, а профсоюз – обратиться в суд для обжалования или в Госинспекцию Труда.
Приказ об утверждении
Как было сказано выше, приказ может быть вынесен вне зависимости от того, согласен ли профсоюзный орган с мнением работодателя или нет.
Приказ оформляется в том же порядке, как и остальные локальные акты в организации – то есть обязательно в письменном виде.
Образец приказа приведен ниже:
Где и как регистрируется выдача?
Выдача регистрируется в так называемом журнале по выдаче расчетных листков.
Документ также составляется в свободной форме либо один на всю компанию, либо для каждого структурного подразделения в отдельности.
В журнале должны содержаться следующие разделы:
- номер записи;
- дата выдачи листка;
- ФИО работника, его должность;
- подпись сотрудника;
- подпись управомоченного на выдачу лица (как правило, бухгалтера).
Скачать образец бесплатно можно по этой ссылке.
Что показывает коэффициент текущей ликвидности?
В чем измеряется фондоемкость? Узнайте тут.
Как найти маржинальную прибыль? Ответ — здесь.
Где, как и сколько хранятся?
Рассмотрим, нужно ли хранить листки и требуется ли их подшивать.
Нужно ли подшивать?
Поскольку документ не имеет унифицированной формы, какие-либо требования законодательства относительно его подшивания отсутствуют.
Срок хранения
Порядок хранения копий выданных расчетных листков не установлен. Однако ничто не мешает работодателю установить сроки хранения документации в локальном акте.
Тем более, смысла хранить листки нет.
Вся информация о выданных листах содержится в журнале учета, который и служит подтверждением.
Ответственность за отсутствие и несвоевременную выдачу
Ответственность предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАПРФ.
Наказания могут быть следующими:
| Лицо | Ответственность |
| Должностное | Предупреждение или штраф от 1 до 5 тыс. |
| ИП | Штраф в денежной форме от 1 до 5 тыс. |
| Юридическое | От 30 до 50 тыс. |
Будут ли отменены?
Письмом № 14-1/ООГ-1560 Минтруд позволил работодателям использовать как электронные, так и бумажные формы листков. При этом обязательным является закрепление используемой формы в локальном акте организации.
Новостей о том, что расчетные листки будут вообще отменены пока что нет.
Итак, расчетный листок – это важный документ, который обязаны выдавать все работодатели при выплате зарплаты.
Периодичность выдачи документа – не реже 2 раз в месяц.
Листок может быть и в электронном виде – это допускается законом. Единой формы нет, поэтому предприятие может самостоятельно разработать бланк.