При устройстве на новую работу среди документов, предоставляемых в бухгалтерию, значится справка 2-НДФЛ. Нередко у работников возникают вопросы в необходимости предоставлять ее новому работодателю.
Так нужна ли при трудоустройстве 2-НДФЛ, и можно ли ее чем-то заменить?
Нормативная база
Как самостоятельный вид отчетности о доходах физического лица форма 2-НДФЛ, а также указания по ее заполнению впервые были введены Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.
2-НДФЛ — это отчет формата А4, составленный на основании данных бухгалтерского учета о доходах сотрудника, облагаемых подоходным налогом по ставке 13% с указанием источника выплаты.
Она содержит следующие сведения:
- Реквизиты работодателя (наименование предприятия или ИП, ИНН/ КПП, телефон, код ОКТМО).
- Данные работника (ФИО, ИНН, адрес, гражданство, дата рождения, код документа, удостоверяющего личность).
- Расчетная часть: сведения о заработке, о вычетах, НДФЛ.
Что из себя представляет?
Доходы указываются с разбивкой по каждому месяцу и по видам начислений. Чаще всего это ежемесячная заработная плата, отпускные, материальная помощь, полагающаяся работнику, например, раз в квартал.
Эти выплаты отражаются в справке под разными кодами. Также подробно расписываются и вычеты, уменьшающие налогооблагаемую массу.
Из совокупного дохода вычитается определенная законом сумма, а потом оставшаяся часть облагается НДФЛ. Этот налог рассчитывается и перечисляется в бюджет предприятием, являющимся в данном случае налоговым агентом.
На какие вычеты можно рассчитывать?
Вычеты, предоставляемые труженикам, можно сгруппировать по видам:
- Имущественные, если имели место операции с недвижимостью.
- Стандартные. Сюда относятся вычеты на детей, по инвалидности, ветеранам боевых действий, ликвидаторам техногенных аварий.
- Социальные при наличии расходов на лечение и обучение, потраченные на себя или на родственников.
- Инвестиционные, возникшие в процессе операций с ценными бумагами.
Особенность расчета НДФЛ заключается в том, что доход работника учитывается накопительным итогом с начала календарного года.
Это продиктовано рядом причин. Совокупный доход сотрудника должен быть меньше определенной по закону суммы.
В 2016 и 2020 годах это 350 000 рублей.
С момента достижения вышеуказанного предела налоговые послабления на детей прекращаются.
За какой период?
Применение метода расчета НДФЛ накопительно за целый календарный год позволяет работнику в течение года корректировать начисление подоходного налога в том случае, если возникли дополнительные основания для его изменения. Например, появление в семье ребенка или затраты на лечение.
Бухгалтер предприятия сможет это учесть в текущем году, то есть в рамках одного налогового периода с января по декабрь включительно.
Снижения подоходного налога можно добиться за счет узаконенных налоговых льгот — вычетов.
Применение стандартного вычета подробно изложено в ст.218 НК РФ.
Важно! Очередные изменения по «НК РФ (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ в редакции от 28.12.2017 легализованы с 01.01.2018.
Законодателем выделено несколько категорий работников, получивших право на стандартные вычеты:
- По 3000 рублей ежемесячно — чернобыльцы (1988-1989 годы), включая гражданских сотрудников и военных.
- По 3000 рублей ежемесячно — участники операции «Укрытие» (1988-1990 годы), ликвидаторы последствий событий на ПО «Маяк» и территориях вдоль русла реки Теча (1957-1961 годы); участники ядерных испытаний и борьбы с их последствиями; военные, ставшие инвалидими I, II и III групп из-за ран и травм, полученных при исполнении воинского долга по защите СССР, РФ.
- По 500 рублей ежемесячно — герои СССР и России; инвалиды с детства, а также инвалиды I и II групп; доноры костного мозга; жители, переселенные из-за последствий радиационных катастроф.
Наиболее распространенным представляется стандартный вычет на детей, предоставляемый родителям или опекунам:
| № п/п | Порядок рождения ребенка | Стандартный вычет на ребенка, рублей |
| 1 | Первенец или единственный ребенок | 1400 |
| 2 | Второй ребенок | 1400 |
| 3 | Третий и последующие дети | 3000 |
Дополнительно 12 000 рублей исключаются из налогообложения у родителей несовершеннолетних детей-инвалидов или студентов-очников с инвалидностью I или II группы до 24 лет. Для опекунов стандартный вычет в данном случае составляет 6000 рублей.
Важно! Шанс воспользоваться стандартным вычетом сохраняется до достижении ребенком 18 лет, для обучающихся очно в ВУЗах, аспирантурах срок продлен до 24 лет.
Узнайте, можно ли сдавать 2-НДФЛ без ИНН.
В каких случаях нужна справка 2-НДФЛ? Подробная информация по вопросу представлена в этом материале.
«Нестандартные» тонкости «детского» вычета
Сложности может вызвать ситуация с применением льготы по НДФЛ родителем, имеющим на иждивении ребенка-инвалида.
Согласно позиции Минфина в Письме от 20 марта 2020 г. № 03-04-06/15803, родители особенного ребенка должны рассчитывать сразу на два вида вычетов: на обычный «детский» и на дополнительный по инвалидности ребенка.
Рассмотрим на примере.
По предоставленным в бухгалтерию документам известно, что в семье сотрудника воспитывается трое малолетних детей, младший из них имеет оформленную инвалидность. Зарплата за январь месяц составила 50000 рублей. Сотруднику полагается ежемесячно льгота в размере четырех стандартных вычетов на детей: по 1400 рублей — на двух старших детей, а на младшего дается два вычета (3000 рублей, так как это третий ребенок, и 12000 рублей, поскольку ребенок-инвалид).
- Общая сумма всех льгот: 1400+1400+3000+12000=17800 руб.
- Налогооблагаемая масса: 50000-17800=32200 руб.
- Размер НДФЛ: 32200 х 13%=4186 руб.
- К выплате на руки: 50000-4186=45814 руб.
При воспитании ребенка в неполной семье налоговый вычет умножается на два.
Начисляется он в двукратном объеме и при отказе второго родителя от возможности использования этой налоговой льготы.
Справка 2-НДФЛ на новое место работы
Калькуляция подоходного налога осуществляется накопительно в течение календарного года, то есть в процессе формирования налогооблагаемой базы к доходам предыдущего периода прибавляется заработок за прошедший месяц. Увеличивается ежемесячно и сумма налоговых льгот, полагающихся работнику по закону.
Для правильного расчета налогооблагаемой базы отдел кадров или бухгалтерия на новом месте работы вправе потребовать 2-НДФЛ от предыдущего работодателя.
На ее основе данные о доходе и вычетах будут введены и учтены с начала календарного года.
Зачем требуют?
В интересах самого работника донести необходимые сведения до бухгалтерии предприятия.
В ряде случаев справка 2-НДФЛ является необходимой:
- при оформлении кредита в банке;
- при подготовке пакета документов на ипотеку;
- при возникновении необходимости скорректировать НДФЛ по окончании налогового периода и самостоятельном обращении в налоговый орган за перерасчётом по форме 3-НДФЛ.
Образец заполнения 2-НДФЛ для иностранного гражданина — в нашем материале.
Про отражение материальной помощи в справке 2-НДФЛ вы можете узнать из этой статьи.
Как заполнить реестр 2-НДФЛ? Подробности тут.
Где и кто выдает?
Справку 2-НДФЛ при увольнении сотрудника подготавливает бухгалтерия. Обычно она входит в набор документов, выдаваемых сотрудникам при окончательном расчете.
Работник может и самостоятельно обратиться к сотрудникам бухгалтерии за оформлением 2-НДФЛ. Срок её составления — три дня.
Когда не нужна?
В ряде случаев предоставлять справку 2-НДФЛ не требуется:
- Если сотрудник начинает новую трудовую деятельность с января, то есть с нового налогового периода.
- Если человек до поступления на новое место в этом календарном году нигде официально не трудился.
- Если работник не претендует на законодательно установленные законом скидки, то есть подоходный налог будет взиматься со всего заработка.
Является ли аналогом справки о заработке?
Формуляр 2-НДФЛ является налоговым документом, в котором, прежде всего, отражается начисление подоходного налога. В разделе о доходах указываются только те суммы, с которых удерживается НДФЛ.
Однако сотрудник может получать также выплаты, не облагаемые подоходным налогом, — в частности, пособия на ребенка.
Вся доходная часть сотрудника фиксируется в справке о заработке, которая регламентируется Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.
Ее можно получить за любой период.
В органах соцзащиты обычно требуется справка о доходах за последние три месяца.
Таким образом, справка 2-НФДЛ является самостоятельным документом, отражающим расчеты по подоходному налогу по конкретному сотруднику в рамках календарного года.
Для достоверности информации о доходах и вычетах работникам, за редким исключением, требуется предоставить 2-НФДЛ на новую работу при трудоустройстве.