Учет кадровой документации оформляемой на предприятии является важной составляющей трудовой деятельности, позволяющей упорядочить процесс документооброта и проконтролировать исполнение норм ТК РФ.
Именно для этих целей в компаниях и ведется журнал учета трудовых соглашений, процесс создания которого имеет свои особенности.
Что это за документ?
Журналом является обычная книга либо же тетрадь,которая содержит в себе сведения о заключенных с работниками трудовых договорах, а также внесении изменений в указанные акты в процессе сотрудничества.
Как правило, сей формуляр ведется в табличном варианте, который позволяет включить в себя множество сведений и упорядочить их в соответствии с потребностями компании.
Естественно с момента оформления журнал относится к локальной документации, которая ведется в строгом соответствии с законом.
То есть сей документ, как минимум, должен содержать титульный лист и утвержденную таблицу, а также быть пронумерованным и прошитым.
Впоследствии журнал должен заполняться не в хаотичном порядке и любым из сотрудников, а только уполномоченным лицом и в соответствии с нормами ТК РФ.
В каких случаях требуется?
Как правило, при небольшой численности штат, ведение журнала не требуется, учитывая, что кадровый работник знает сотрудников не только по именно, но и лично. Естественно он располагает и данными о их приеме и примерном круге обязанностей.
Однако если компания состоит из нескольких крупных подразделений и цехов, ведение журнала необходимо, так как только таким образом можно отследить множество нюансов.
Журнал необходим для решения следующих задач:
- учета движение штата;
- составления отчетов, так как журнал содержит все основные данные, начиная от даты приема и оканчивая категориями, к примеру, теми же совместителями или несовершеннолетними;
- для собственного удобства, учитывая, что хранить договора на столе в близком доступе затруднительно, а поднимать все папки в поиске всего одной фразы затратно по времени;
- для отслеживания сроков действия соглашений и соответственно производства необходимых действий, — допустим, составления того же уведомления об увольнении;
- для выдачи справок о ходе трудовой деятельности определенного сотрудника.
Обязательно ли нужно вести?
В нормативный актах, в том же Трудовом Кодексе РФ, ведение журнала учета договоров и соглашений к ним не упоминается, в связи с чем оформление сего документа не обязательно.
Однако учитывая преимущества, которые дает ведение подобного документа, а также сопутствующее решение ряда кадровых задач, журнал вести целесообразно.
Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства.
Кстати, в Приказе Минкультуры №558, который содержит полный перечень кадровой и иной документации сей документ упомянут — приведены сроки хранения.
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
Можно сделать вывод, что ведение журнала не будет являться нарушением, а как раз наоборот.
Кто заполняет?
Как правило, ведением кадровой работы в компании занимается отдел по персоналу. А так как у каждого из сотрудников подраздела свои обязанности, ведение журнала целесообразно поручить одному работнику, включив данную обязанность в его должностную инструкцию либо же трудовой договор.
Хотя можно уполномочить лицо на ведение формуляра и приказом, которым журнал и будет утвержден в процессе его первоначально оформления.
Бестарифная система оплаты труда — что это такое? Информация — в нашем материале.
Как оформить замещение на время больничного? Читайте тут.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 2018
Несмотря на то, что журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не является обязательным документом, определенные требования к его ведению все-таки есть, — в частности, те же нормы документооборота, применяемые по аналогии и инструкции по делопроизводству.
Содержание
Как правило, для ведения любого журнала применяется табличная форма, учитывая, что только таким образом можно не только упорядочить вносимые сведения, но и с легкостью найти искомые данные.
Уполномоченный работник вправе самостоятельно разработать формуляр, отразив основные данные, которые могут включать следующие сведения:
- номер по порядку;
- дату заключения договора;
- номер договора;
- вид договора (срочный, бессрочный)
- характер занятости, то есть совместитель ли же постоянный сотрудник;
- Ф.И.О. работника;
- должность;
- структурное подразделение;
- роспись в получении экземпляра на руки тружеником;
- дата заключения допсоглашения;
- примечание, в котором можно отразить принадлежность к тем же совместителям либо же срок прекращения трудовых правоотношений.
Форма
Формировать журнал и вести его возможно несколькими способами.
Электронная
Можно вести документ и в электронном варианте, внося необходимые данные по мере их поступления.
Преимуществом подобного способа является сокращение времени на его ведение, отсутствие вероятности потери документа и возможность распечатать необходимый элемент журнала в любой момент в виде выписки.
Кстати, ошибки исправить именно в электронном виде намного проще.
Бумажная
Также журнал можно формировать и в рукописном виде, но с учетом требований для документации подобного вида. При этом в качестве основы можно взять обычную тетрадь, разлиновать ее в соответствии с требуемыми для внесения данными, и далее вносить сведения уже по мере их поступления.
Преимуществом данного вида ведения документации является отсутствие зависимости от компьютера и электричества, а также мобильность.
Ведь оформить очередную запись можно даже в другом кабинете и получить живую подпись от работника при вручении другого экземпляра на руки.
Правила регистрации, нумерации и ведения
Любой журнал начинается с титульного листа, к правилам оформления которого установлены стандартные требования.
Титул должен содержать:
- наименование компании;
- название документа то бишь журнал учета трудовых соглашений;
- дата оформления;
- отдельные скобки для проставления даты окончания ведения документа.
Пример оформления титула:
На оборотной стороне титульного листа указывается информация о лице, которое уполномочено вести журнал, с приведением фамилии, имени и отчества, а также должности.
Следующие страницы журнала должны быть пронумерованы арабскими цифрами и прошиты.
На предпоследней странице вклеивается бумажный квадрат, который не только фиксирует прошивку, но и содержит сведения о количестве прошитых страниц, подпись уполномоченного лица и мокрую печать компании.
Пример журнала:
Кстати, для журнала желательно использовать тетрадь с жесткой обложкой, учитывая, что таким образом она будет храниться намного дольше и будет иметь приличный вид. А вот листы внутри журнала могут быть любой толщины, так как они необходимы только для внесения данных о договорах.
Пример бланка (образец 2018)
Примерный образец, разработанный для стандартного предприятия, можно скачать на нашем сайте в формате, который удобен для последующих изменений уже с учетом специфики компании.
Журнал регистрации ТД примерный бланк
Что входит в существенные условия трудового договора? Подробности — в нашей статье.
Чем отличается штатная расстановка от штатного расписания? Читайте в этом материале.
Как поменять срочный трудовой договор на бессрочный? Узнайте тут.
Основные ошибки кадровиков
Учитывая простоту ведения журнала и минимум вносимых данных, совершить ошибку при его ведении очень непросто, однако такие случаи все-таки бывают.
В частности, наиболее распространенными являются:
- технические ошибки или описки;
- внесение данных не в ту графу;
- указание номера договора вместо порядкового номера, что в корне неверно, учитывая, что порядковый номер может отличаться.
Порядок внесения изменений
Законом не предусмотрена возможность зачеркивания неправильных данных в журнале, учитывая, что его можно легко заменить.
То есть если уполномоченный сотрудник заметил ошибку либо внес данные не в ту графу, журнал досрочно закрывается, о чем на последней странице делается запись с указанием причины.
Естественно после закрытия журнала его сдают в архив предприятия и взамен него уже оформляют новый в соответствии с вышеприведенными правилами.
Сроки хранения
Несмотря на то, что ведение журнала ТК РФ не регламентировано, в Приказе №558, утверждающим сроки хранения кадровой документации, он упомянут.
Так, в силу п.695 журнал учета трудовых соглашений хранится не менее 75 лет в архиве компании либо же в трудовом архиве города.