В век прогрессивных технологий, когда почти 80 % всех платежей осуществляется при помощи электронных систем оплаты, мы близки к тому, чтобы и всю основную документацию, включая кадровую, вести в электронном виде. Тем более, что электронные подписи введены уже давно.
Сейчас Трудовой Кодекс РФ (ст.312) допускает возможность оформления кадровой документации, в том числе электронный трудовой договор, в электронной форме, но только если речь идёт о дистанционной.
Понятия
Перечислим основные понятия, которые необходимо знать:
- Дистанционная работа (удалённая работа или работа на дому) – форма занятости, при которой работодатель и работник находятся на большом расстоянии друг от друга, передавая/получая технические задания, результаты выполненной работы и оплату при помощи средств связи (сеть интернет и почта).
- Трудовой договор – письменное соглашение между работодателем и работником, устанавливающее их взаимные права и обязанности.
- Электронный трудовой договор – трудовой договор, оформленный в электронном виде и подписанный посредством электронных подписей.
Преимущества и недостатки
Трудовой договор в электронном виде даёт ряд преимуществ:
- Экономия времени для оформления необходимых документов.
- Экономия средств работника и работодателя (для первого за счёт отсутствия необходимости приезда и оформления всех документов в офисе, расположенном далеко, для второго за счёт снижения затрат на ведение кадрового делопроизводства. Последнее скорее преимущество в перспективе, так как на практике ещё присутствует двойное ведение данных документов в бумажном и электронном виде).
- Позволит легализовать работников, которые работали по удалённой системе без оформления, по устной договорённости. Работник получает официальное подтверждение своих прав и обязанностей, а работодатель официально принимает в штат таких сотрудников, получая гарантию выполнения ими качественной работы в срок. Государству в этом случае пойдут налоговые и пенсионные отчисления, которые положены при официальном трудоустройстве. Выигрывают все три стороны.
К недостаткам относят следующее:
- Возможность заключения данного вида кадровой документации есть только у удалённых работников, осуществляющих свою работу дистанционно.
- Необходимо предварительно оформить электронные подписи, на оформление которых понадобится время и дополнительные расходы работодателя.
- Законодательством не предусмотрена возможность использования такого кадрового документа в качестве доказательства в суде или других государственных органах при необходимости.
- Отсутствие упорядоченной системы хранения таких электронных документов вынуждает систематизировать и хранить их бумажные копии, а иногда вести двойную форму ведения договоров и в бумажном и в электронном виде.
Когда введут электронные больничные листы? Информация — в статье.Как вносятся изменения в график отпуска? Смотрите тут.
Риски
Заключая трудовой договор с электронной подписью, не стоит забывать, что он имеет риски, которые затрагивают обе стороны.
Возможные риски представлены в таблице.
| Риски работодателя | Риски работника | Общие риски |
| Настороженное восприятие документа работниками (как и любого новшества) | Не продуман порядок защиты персональных данных в нём. | В суде действителен только бумажный экземпляр договора с «живыми» подписями.
А значит, для работника нет гарантий соблюдения его прав, а для работодателя нет гарантий выполнения обязанностей работниками. |
| Риск нарваться на недобросовестного работника, так как нельзя проконтролировать качество работы на время испытательного срока и договор заключается сразу | ||
| Не продуман порядок хранения электронных документов |
Порядок оформления электронного договора
На сегодняшний день может составляться электронный трудовой договор только по дистанционной работе.
Он считается заключённым при обмене электронными документами. По своей форме он не сильно отличается от бумажного «собрата». Отличие только в присутствии электронной подписи.
На какой срок он заключается?
Трудовой договор в электронном виде о дистанционной работе может быть бессрочным или срочным (СТД).
Отличие СТД от трудового договора о дистанционной работе в том, что необходимо указывать срок, на который он заключается с указанием даты или события, с наступлением которого связывается прекращение СТД.
Случаи, когда заключается срочный трудовой договор, перечислены в ст.59 ТК РФ.
Как выглядит?
Основные разделы стандартны, исключение составляет лишь присутствие или наполняемость раздела «Рабочее время и время отдыха».
Этот раздел возможен, но не обязателен, так как сам работник вправе распоряжаться временем и планировать свою работу.
Достаточным будет фиксирование в обязанностях порядка и сроков предоставления отчётов, а также частоты и времени доступа работника для общения по работе с работодателем по Skype или телефону.
Согласно данных системы ГАРАНТ, формы трудового договора должны содержать все сведения, перечисленные в части первой ст.57 ТК РФ.
Кем и как составляется?
Оформляет его работник отдела кадров или руководитель организации.
Место заключения данного кадрового документа – место нахождения работодателя.
До истечения 3 календарных дней после заключения этого кадрового документа работодатель обязан направить по почте заказным письмом с уведомлением бумажный экземпляр.
Особенности содержания и заключения
В тексте, по требованию Роструда, обязательно должна быть информация, указывающая, что работа будет выполняться дистанционно.
Ведь согласно ст.312 ТК РФ, возможно заключение электронного трудового договора о дистанционной работе. Для других видов работ законодательством пока не разрешено заключение данного договора в электронном виде.
Для заключения такого кадрового документа работник в электронной форме должен предоставить пакет необходимой документации.
В свою очередь, в обязанности работодателя после заключения договора входит предоставление доступа к внутренним нормативным документам (устав, правила и регламенты по внутреннему трудовому распорядку и т.п.) для ознакомления работника с ними.
Каким образом подписывается?
Подписывается данный кадровый документ электронной подписью, которую необходимо оформить заранее. Расходы по оформлению на работника электронной подписи берёт на себя работодатель.
Узнайте, кому предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.
Когда день бухгалтера в России? Смотрите тут.
Необходимо ли издавать приказ о переносе отпуска? Читайте здесь.
Когда планируется переход?
В 2019 году будет разработан законопроект о введении данной формы трудового договора с электронной подписью. Сейчас проект закона проходит этап доработки. Закон вступит в силу не раньше 2019 года.
Останется ли бумажная версия?
Учитывая то, что ещё не продумана система ведения архива таких документов и во избежание каких-либо ошибок в оформлении, первое время будет практиковаться одновременное заключение электронного и бумажного трудового договора.
Существует ли подобная практика в зарубежных странах?
Оформление такого кадрового документа с дистанционным работником, проживающим за границей, на сегодняшний день не возможно, так как наше законодательство действует на территории нашей страны.
Электронную форму такого документа не применяют за рубежом, так как сам трудовой договор, заключённый в письменном виде, имеет большую правовую значимость, чем сами законодательные документы.
Основной целью внедрения проекта электронного трудового договора в РФ является введение в правовое поле сотрудников, которые осуществляли свою работу нелегально.
Удалённая работа также может стать официальным местом основной работы. А электронная форма позволит защитить права работников и дать гарантии работодателям, принимающим их на работу.