В понимании многих книга о труде представляется формальным документом с отражением текущих записей о приеме и увольнении в порядке их хронологии. А между тем, оговоренный документ нельзя недооценивать, учитывая, что он является не только подтверждением пройденного трудового пути, но и основанием для назначения пенсионного пособия.
Именно поэтому при внесении любой записи так важно отражать данные в соответствии с законом, так как неправильная формулировка может привести к большим негативным последствиям.
В силу норм, оговоренных в ст.66 ТК РФ, руководитель предприятия или компании обязан внести запись в трудовую книжку не позднее 5-ти дней с момента приема на работу очередного сотрудника.
Данная норма в виде исключения не распространяется только на физических лиц, не имеющих статуса юридического лица, а, следовательно, и печати, которой собственно отметки о том же расторжении правоотношений и заверяются.
При этом в рамках закона далеко не каждый документ может быть назван книгой о труде, так как Постановлением Правительства №225 утверждена персональная форма книги, которая и должна использоваться для фиксации трудового сотрудничества сторон.
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
И к оговоренному бланку, а именно, к порядку его заполнения, предъявляются особые требования, закрепленные в Постановлении Минтруда №69, коим утверждена Инструкция ведения трудовых книжек.
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69
Общая информация
Оговоренными законодательными актами регламентированы условия заполнения бланка, начиная с первой страницы, которая отражает личные данные труженика, вносимые в строгом соответствии с п.2.1 Постановления №69 и оканчивая всеми перипетиями трудового пути от стандартных переводов и повышения разрядности до увольнения.
В книгу о труде наряду с хронологией заключения и расторжения правоотношений в силу п.4 Постановления №69 вносятся данные и о награждениях, которые впоследствии будут использованы при присвоении почетного звания «Ветеран труда».
Предусмотрена законом и вероятность полного заполнения книги еще до ухода на пенсию. Соответственно внесение уже последующих записей о трудоустройстве осуществляется во вкладыш — приложение к книге.
При этом, независимо от того, какая графа трудовой книги заполняется, законом установлено единое требование: внесение сведений в полном соответствии с нормами закона без исправлений и неточностей.
Документы-основания
В силу п.5.1 Постановления №69 все данные, отраженные в книге, вносятся на основании официальных документов, коими являются распорядительные акты — приказы и распоряжения по предприятию.
В книгу также вносятся:
- записи и о об изменении наименования компании на основании решения учредителей;
- данные о получении новой квалификации с указанием номера удостоверения и даты его выдачи.
То есть все записи в трудовой книжке в обязательном порядке подтверждаются ссылкой на определенный документ, в котором и отражено принятое решение наряду с указанием той же статьи ТК РФ.
Вносятся ли директору?
В рамках закона руководитель компании и даже ИП является таким же наемным работником, как и штат рядовых сотрудников.
Поэтому запись о приеме и увольнении оговоренного лица в книге о труде отражается в обязательном порядке, но с учетом некоторых особенностей.
Так, назначение на должность того же генерального директора ООО производится в соответствии с решением учредителей. Следовательно в книге в качестве основания оформления сотрудничества будет отражено именно оно.
Делают ли для совместителей и при совмещении должностей?
Как правило, при внесении записи в книгу о труде особых проблем не возникает в связи с тем, что Постановление №69 содержит подробную инструкцию, предусматривающую все нюансы трудовой деятельности.
В отношении тех же совместителей в п.3.1 сказано, что запись о занятости по двум должностям одновременно вносится по желанию самого работника только по основному месту занятости, что актуально для внешнего совместительства. Если же сотрудник работает по обеим профессиям в одной компании, запись вносится в обязательном порядке.
При этом если работнику вменены дополнительные обязанности в режиме совмещения части обязанностей временно отсутствующего сотрудника, то запись в книгу не вносится, учитывая, что в подобной ситуации новая должность не создается, как и не осуществляется полноценный прием на дополнительную.
Как сделать запись в трудовой книжке генерального директора? Читайте в нашей статье.
Как написать заявление на отпуск на свадьбу? Смотрите тут.
Делаем записи в трудовой книжке об увольнении в 2018 году
В силу закона книга о труде является основанием для назначения пенсии, причем не только по достижении определенного возраста, но и на льготной основе (допустим, при наличии того же вредного стажа).
Именно поэтому во избежание исключения определенных периодов из общей выслуги все записи должны вноситься в строгом соответствии с законом.
Правила и порядок внесения
- В порядке п.3.1 Постановления №69 при оформлении трудоустройства для начала вносится наименование компании, причем полностью, а не в качестве аббревиатуры, которую можно добавить уже в скобках в виде дополнения.
- Затем проставляется порядковый номер записи и дата ее внесения в графах 1 и 2.
- И только потом в разделе №3 делается запись о приеме либо назначении на определенную должность с ссылкой на структурное подразделение либо отдел с полным наименованием должности включая разряд либо классность при их наличии.
- Соответственно в следующей графе №4 отражаются уже основания для внесения записи — номер приказа и дата его принятия, причем наименование документа вносится полностью без сокращения, тех же: «Пр.» и «Расп.».
- Если в процессе трудовой деятельности труженику повышается разряд либо присваивается другая квалификация, вносится новая запись в соответствии с вышеописанной процедурой, а в случае расторжения правоотношений указывается еще и полная формулировка причины увольнения с ссылкой на статью ТК РФ.
Тонкости формулировок
Несмотря на четкие правила внесения записей в книгу о труде, у многих возникают затруднения.
Запись нужно оформить в соответствии с нормами закона, в частности, тем же ТК РФ, но в сокращенном виде, в связи с чем некоторые не могут правильно сформулировать данные.
Именно поэтому в Инструкции приведены примеры формулировок как в отношении приема сотрудников и их перевода на другие должности, так и увольнения.
Все формулировки и требования к ним, касающиеся увольнения, изложены в разделах 5 и 6 указанного документа.
Разделы 5-6 Инструкции по заполнению ТК
На какие статьи ссылаться?
Все нюансы трудовой деятельности регламентируются нормами ТК РФ, который содержит подробные разъяснения и нормы практически на все случаи жизни — от техники безопасности и отпусков до прав беременных и условий расторжения правоотношений.
Соответственно запись в трудовой книжке должна будет содержать номер статьи оговоренного акта, на основании которой собственно та или иная процедура и производится.
Следует отметить, что несмотря на то, что все процессы трудового пути тружеников производятся на основании ТК РФ, в книгу о труде нумерация статьи вносится только в случае прекращения сотрудничества, в то время как при приеме на работу вносится только должность и наименование организации.
Основанием для приема служит только волеизявление сторон. А вот расторгнуть правоотношения можно по достаточно разнообразным поводам, которые отражаются в книге в виде номера статьи.
Примеры, образцы и формулировки правильных записей
Расторжение правоотношений может производиться по многим основаниям. Именно поэтому запись в трудовой книжке об увольнении должна содержать не только законодательную ссылку, но и формулировку, предусмотренную нормами ТК РФ.
По собственному желанию (инициатива работника)
Если инициатива о прекращении сотрудничества будет исходить от сотрудника, запись должна выглядеть следующим образом:
При ликвидации и банкротстве организации
В порядке норм ч.1 ст.81 ТК РФ при ликвидации компании либо на основании судебного решения о банкротстве учреждения все сотрудники подлежат увольнению без учета принадлежности к льготным категориям.
При этом используется следующая форма записи:
По сокращению
Как правило, высвобождение сотрудников производится в связи с кадровой оптимизацией, вызванной изменением технологического производства либо иных обстоятельств, в ходе которых часть сотрудников подлежит сокращению.
Записи в книгу о труде будет произведена по следующему образцу:
Как правильно проставить печать в трудовой книжке при увольнении? Об этом — в нашей статье.
Как правильно оформить отзыв работника из отпуска? Узнайте тут.
Как сделать запись в трудовой книжке при увольнении по срочному трудовому договору? Смотрите в этом материале.
При переводе
Расторжение правоотношений в порядке перевода обладает рядом преимуществ для тружеников, а именно: гарантированным предоставлением должности и отсутствием испытательного срока.
И тем не менее, перевод все же является увольнением, которое отражается в книге о труде посредством внесения следующей записи:
Для пенсионера
В силу ст.80 ТК РФ сотрудник при достижении пенсионного возраста может уволиться и воспользоваться законным отдыхом.
А так как данное основание прекращения правоотношений инициируется по воле сотрудника, в книгу вносится следующая запись:
Для директора (руководителя)
Учитывая, что директор компании назначается на руководящую должность посредством решения учредителей, порядок увольнения предусматривает подобную же процедуру, а именно: созыв собрания и оформление протокола.
Он собственно и служит основанием для прекращения правоотношений при внесении записи в книгу о труде:
По инвалидности
Законом не предусмотрена норма, подразумевающая увольнение инвалида, учитывая, что лица с ограниченными возможностями имеют такое же право на труд, как и другие сотрудники.
Однако в силу ст.22 ТК РФ работодатель обязан предоставить труженикам только те должности, которые они могли бы занять в учетом медицинских показаний.
То есть, если в процессе трудовой деятельности сотруднику устанавливается инвалидность и условия труда по прежней вакансии не соответствуют карте реабилитации, работник подлежит увольнению с внесением в книгу следующей записи:
За пьянство
В состоянии алкогольного опьянения гражданин может не только вести себя неадекватно, но и нанести вред имуществу компании, не говоря уже о нарушении правил техники безопасности и вероятности получения травмы.
Поэтому законом предусмотрена норма, подразумевающая прекращение правоотношений за пьянство при условии, что оно зафиксировано в рабочее время и подтверждено документально.
Для внутреннего и внешнего совместителя
Согласно норм закона при приеме по совместительству запись в книгу о труде вносится только по желанию труженика.
При этом если запись о сотрудничестве была внесена, отметка о его расторжении оформляется уже вне зависимости воли сотрудника по следующему примеру:
Для государственного (муниципального ) служащего
Сотрудники государственных структур относятся к льготным категориям в виду круга обязанностей, подразумевающих повышенную психологическую нагрузку и некоторые особенности характера трудовой деятельности.
Именно поэтому и порядок приема и расторжения правоотношений имеет некоторые особенности в том числе и при внесении записи в книгу о труде.
В связи с переездом
Расторжение правоотношений в связи с переездом является одним из оснований увольнения по инициативе сотрудника.
Изменение жизненных обстоятельств может произойти у каждого, что законом тоже предусмотрено и регламентировано в качестве одной из уважительных причин, на основании которой можно оформить прекращение сотрудничества в кратчайшие сроки и без отработки.
Для жены военнослужащего
Военная служба подразумевает не только определенные сложности в виду охраны правопорядка и целостности государства, но частые переезды в связи с переводом из одного гарнизона в другой.
А так как супруги военнослужащих следуют за своими мужьями, им приходиться расторгать правоотношения в кратчайшие сроки, учитывая, что приказ о переводе надлежит исполнить в кратчайшие сроки.
За прогулы
Учитывая, что сотрудник обязан соблюдать режим работы предприятия и пребывать на рабочем месте во время трудовой смены, несанкционированное отсутствие расценивается как нарушение, влекущее за собой дисциплинарное взыскание в виде увольнения с внесением следующей записи в книгу о труде:
За неоднократное неисполнение обязанностей
Далеко не все сотрудники отличаются примерным поведением и добросовестным исполнением обязанностей. Поэтому на протяжении трудовой деятельности они подлежат наказанию в виде вынесения тех же выговоров и замечаний.
При этом, учитывая, что терпеть сотрудника, который не справляется с порученными заданиями, нет смысла, законом и предусмотрена возможность прекращения правоотношений с нерадивым работником.
Увольнение из органов внутренних дел
Порядок службы в полиции РФ регламентирован нормами ФЗ №342, в соответствии с которым сотрудники принимаются на службу, а также освобождаются от нее по основаниям, предусмотренным ст.82.
При этом в отличии от записей по гражданским должностям, в книге о труде сотрудника МВД указывается не только ст.82 ФЗ №342, но и дата, номер приказов о приеме и увольнения, а также общий стаж службы.
Кто подписывает?
В соответствии с п.35 Постановления №225 запись о прекращении правоотношений должна быть заверена подписью уполномоченного лица, коим в большинстве случаев является сотрудник отдела кадров, либо непосредственным руководителем компании.
При этом помимо подписи запись должна быть заверена еще и печатью организации в виде четкого оттиска, расположенного рядом с подписью.
Требуется ли ознакомление?
Постановлением №225 предусмотрены не только правила ведения книг о труде, но и оформление ряда вспомогательных документов, в том числе и журнала движения книг, в который вносится информация о покупке чистых бланков, их выдаче и движению.
То есть при приеме очередного сотрудника данные о его трудовой книжке в обязательном порядке отражаются в журнале, соответственно если труженик увольняется, данная информация не только указывается, но и сопровождается подписью работника, который получает книгу уже на руки.
Сроки внесения
В силу ст.84.1 ТК РФ при увольнении руководство компании обязано выдать высвобождаемому сотруднику книгу о труде с соответствующей записью в последний день труда.
При этом законом не установлен запрет на отражение данных об увольнении на несколько дней ранее последнего дня работы, но только при условии, что приказ издан тем же числом.
Узнайте из нашей статьи, по каким правилам оформляется график отпусков в организации.
Как получить компенсацию за неиспользованный отпуск? Узнайте тут.
Нюансы
Кадровые работники обязаны вести трудовые книжки в полном соответствии с законом. Однако человеческий фактор присутствует всегда, соответственно вероятность внесения неправильных записей возникает часто, что собственно законом также предусмотрено.
Как исправить, если была сделана неверно?
Конечно, при внесении очередной записи в трудовую книжку ответственный работник старается отразить основания для увольнения максимально точно. Но тем не менее, казусы случаются, в результате чего отражаются неверные данные, которые подлежат исправлению в порядке норм, закрепленных п.27 Постановления №225.
Так в частности, в книгу вносится запись по следующему образцу:
Что делать, если обнаружена пропущенная запись уже после увольнения?
Как правило, записи о приеме и увольнении сотрудников вносятся в книгу о труде вовремя и в соответствии с законом. А вот о сопутствующих данных, к примеру, о присвоении той же квалификации или повышении разряда, кадровики забывают.
В результате чего сотрудник, занимающий должность слесаря уже по 6 разряду после обучения, о допущенных нарушениях и пропущенной записи узнает уже после увольнения.
В данной ситуации, в порядке норм Постановления №225 бывший работник должен обратиться по последнему месту труда с заявлением об устранении оговоренных несоответствий.
Соответственно на основании заявления последняя запись об увольнении признается недействительной, затем вносятся пропущенные данные о том же повышении разряда и новая запись о расторжении правоотношений.
Как произвести аннулирование ( отмену)?
Конечно, кадровики редко допускают ошибки при занесении очередной записи в книгу о труде и, тем не менее, подобные случаи возникают.
В частности, работник может сгоряча написать заявление об увольнении, которое тут же будет оформлено в соответствии с законом, подразумевающим и внесение записи в книгу о труде. На следующий день труженик может и передумать и по договоренности с руководством отозвать свое заявление.
Соответственно в подобной ситуации приказ будет аннулирован, как собственно и запись в книге, которая будет содержать следующую информацию: «Считать запись №- недействительной».
Как быть, если расторжение договора было произведено без записи?
В большинстве случаев, при расторжении сотрудничества работнику в обязательном порядке выдается книга о труде в последний рабочий день, учитывая, что порядок высвобождения сотрудников, а также выдача сведений об увольнении регламентирована законом, а именно ст.84.1 ТК РФ, и следовательно обязательно к исполнению.
Однако в ряде случаев сбои случаются, и работник увольняется без соответствующей записи о прекращении правоотношений. В частности, такая ситуация зачастую характерна для декретниц, которые увольняются при ликвидации компаний, задними числами и без соблюдения сроков высвобождения уже конкурсными управляющими путем издания приказа и передачей книги через посредников.
А учитывая, что после прекращения правоотношений учреждения ни печати, ни полномочий по увольнению у определенных сотрудников уже нет, декретницы вынуждены вносить запись об увольнении посредством обращения в суд на основании решения оговоренного органа.