В трудовой книжке содержатся не только личные данные о работнике и его профессиональной деятельности, но и информация о наградах.
Запись вносится после подготовки руководством соответствующего приказа.
Слово закона
В 2004 году вступили в силу законодательные изменения касаемо правил ведения трудовых книжек – работодателям был предложен обновленный образец документа (Постановление №225).
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
В связи с этим изменился порядок заполнения и хранения «рабочих паспортов» — Минтруд представил новую инструкцию по ведению кадровой документации.
В соответствии с ней, в раздел трудовой книжки «Сведения о поощрениях» вносится следующая информация:
- о поощрении за достижение успехов в труде согласно ФЗ «О роли коллективов в управлении предприятиями»;
- заметки о поощрениях, полученные на с/х сфере;
- сведения о поощрениях за успехи в организации, на предприятии и т. д., предусмотренные положениями Устава и дисциплинарными правилами.
Возможность внесения данных о поощрении в трудовую книжку предусмотрена и ТК РФ.
В статье 191 указано, что добросовестно выполняющие обязанности сотрудники имеют право на получение поощрения, которое бывает материальным и нематериальным. Последнее может быть отражено в трудовой.
Какие сведения нужно заносить?
В каждой компании действует устав и прочая внутренняя документация. Они предусматривают разного рода поощрения для работников (например, звание лучшего сотрудника).
Кандидатуры работников, имеющие особо значимые для страны заслуги, выдвигаются на получение госнаграды.
Премии, полученные работником согласно внутренним положениям, не считаются поощрениями.
Итак, в разделе «Сведения о награждениях» содержатся сведения о трудовых достижениях:
- государственные награды и звания, удостоверенные документами с указанием сути достижения;
- почетные звания, грамоты, знаки отличия, дипломы;
- прочие поощрения, предусмотренные законом и уставом компании.
Материальные вознаграждения, выплачиваемые на регулярной основе за выполнение трудовой функции, в трудовую не вносятся.
Что это даст работнику?
Запись о поощрении в трудовой книжке имеет большое значение для работника.
Благодарность повышает престиж сотрудника в глазах руководства и шансы на занятие более высокой должности. Сотрудник обзаводится положительной репутацией, что заставляет остальных членов коллектива следовать его примеру и достигать высоких показателей в работе.
Человек при устройстве на новую работу будет сразу числиться на хорошем счету.
Начальство сможет доверять ему сложные задачи, что опять же способствует быстрому карьерному росту. Поэтому даже если работодатель не упоминал о вознаграждении за трудное задание, лучше намекнуть ему о том, что неплохо было бы его получить (имеется в виду – нематериальное).
Работодатели сами стремятся к вознаграждению старательных работников, особенно если задачи выдвигаются в сжатые сроки.
Поощрения достойны сотрудники, которые постоянно стремятся к повышению производительности труда и качества выпускаемой продукции, предлагают новаторские идеи и показывают блестящие результаты.
Поощрение может иметь форму объявления благодарности, премирования, награждения ценным подарком или почетной грамотой, занесения на Доску почета и т. д. Материальное вознаграждение может представлять собой некую сумму или процент от зарплаты сотрудника или объема проделанной работы.
Трудовым законодательством предусмотрена возможность поощрения лучших сотрудников присвоением им статуса «лучшего профессионала», однако руководители используют этот вариант не так часто.
Это связано с тем, что работодатель должен организовать конкурс профессионального мастерства, собрать комиссию, разработать критерии оценки, по которым будет присуждаться звание, а также определить сроки и порядок проведения конкурса.
Тем не менее, такое поощрением можно наградить и без конкурса – на основании общих достижений сотрудника.
С этой целью проводят опросы, изучают отчетные бумаги. Звание присваивается перед всем коллективом с вручением диплома или грамоты. Возможны такие формулировки, как «Лучший менеджер», «Лучший в профессии «повар» и т. д.
Как делать запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре?
Что делать, если отсутствует печать на титульном листе трудовой книжки? Читайте здесь.
Как сделать запись в трудовой книжке, если объявлена благодарность?
Каждый кадровый работник обязан знать, как оформлять благодарность в трудовой.
Информация об этом содержится в Инструкции ведения трудовых книжек и внутренней документации.
Этапы оформления записи о благодарности:
- открытие личного дела сотрудника, в котором содержится трудовая;
- издание приказа о награждении;
- передача приказа сотруднику для ознакомления;
- внесение всей информации в раздел «Сведения и награждения».
Запись нужно показать работнику, чтобы в случае каких-либо ошибок и неточностей сразу их исправить.
Если кадровик не указал в документе поощрительные меры, сотрудник имеет полное право требовать устранения ошибки. Если все правильно, трудовая помещается обратно в личное дело.
Какими документами оформляется?
Сведения о благодарности вносятся на основании двух бумаг:
- Первая – это само благодарственное письмо, подписанное начальником и врученное работнику за достижения в труде.
- Вторым документом является приказ, который имеет номер и дату.
Благодарственное письмо обычно вручают позже даты издания приказа. В последнем приводится описание заслуг сотрудника, указание должности и другой важной информации.
Что может быть основанием?
Основание внесения записи в трудовую о вынесении благодарности – это приказ начальника. На его основании также заполняется сама грамота (или благодарственное письмо).
Нужен ли приказ?
В законодательстве четко прописано: в трудовую книжку работника, получившего поощрение или благодарность, запись вносится на основании приказа.
Этот документ составляется во всех подобных случаях.
Сведения, внесенные в трудовую, должны точно соответствовать информации из приказа.
В приказе указываются:
- ФИО сотрудника (полностью) и должность;
- тип поощрения (благодарственное письмо);
- причины, по которых работник заслужил награду.
К приказу дополнительно составляется представление.
Оно может быть оформлено в виде служебной записки либо докладной. Уже на основании этой бумаги издается приказ.
В служебной записке перечисляются основания для вынесения благодарности. Начальник, изучив бумагу, поддерживает составителя посредством проставления личной подписи.
В некоторых организациях требуются подписи и других уполномоченных лиц (представителей профсоюза, начальника структурного подразделения и проч.).
Сотрудник ознакомляется с приказом под роспись, в редких случаях документ подписывается всем коллективом.
Приказ издается в форме локального нормативно-правового акта от имени начальника или его зама. Документ вывешивается на всеобщее обозрение (на информационной доске) с целью ознакомления с ним всех работников.
Образец приказа:
Пример представления:
Правила и пошаговая инструкция оформления
Раздел для информации о награждениях находится во второй части трудовой.
Он заполняется по установленным правилам:
- 1-я графа: здесь проставляется порядковый номер (нумерация арабская). Если запись первая, ставится цифра «1» и далее по порядку;
- 2-я графа: указывает дата, на которую было принято решение о вынесении благодарности (дата внесения записи в трудовую);
- 3-я графа: сведения о том, кто производил награждение работника (обычно название компании или внутреннего структурного подразделения, где работает человек). Здесь же приводится наименование награды и краткое описание заслуг;
- 4-я графа: указание номера приказа, согласно которому вносится запись (№ и дата оформления приказа);
- далее проставляется печать фирмы и подпись начальника (или зама).
Это основные этапы внесения записи о благодарности.
Информация должна быть записана аккуратно и разборчиво. Ошибки в трудовой не допускаются.
Форма заполняется черными или синими чернилами.
Что делать, если нет свободного места для внесения записи?
Некоторые особо трудолюбивые сотрудники часто получают поощрения, и раздел, отведенный под награждения, заканчивается.
Кадровик поступает в этой случае очень просто: распечатывает новый бланк для наград и благодарностей и вклеивает в трудовую.
На новом листе обязательно должна стоять печать фирмы и подпись начальника.
После этого можно продолжать вносить записи о награждениях и благодарностях. Аналогичным образом поступают, если закончился и этот лист.
Примеры записи
Многие разновидности наград связаны с конкретной деятельностью сотрудников. Записи в виду такого разнообразия награждений не могут обобщаться в трудовой и вносятся по-разному в зависимости от типа.
Таким образом, формулировка записи определяется в зависимости от ситуации.
Образцы записи в трудовой, если объявлена благодарность:
- «Иванов А. О. награжден за многолетнюю и добросовестную работу»;
- «Петров П. С. награжден грамотой за вклад в развитие информационных технологий»;
- «Краснов Г. В. награжден орденом за заслуги перед отечеством 2-й степени»
- «Объявлена благодарность за помощь в организации конкурса талантов»;
- «Награжден ценным подарком за участие в подготовке экспозиции».
Как это выглядит в книжке:
Тонкости терминологии
В законодательстве имеются небольшие проблемы с расшифровкой понятий.
На практике нередко случается так, что записи о наградах в трудовой истолковываются неправильно.
Именно поэтому при оформлении благодарности нужно следовать ряду правил:
- соблюдение нумерации (правильный порядок);
- дата (идет за датой издания приказа);
- название фирмы;
- тип награды;
- сведения о награжденном.
При указании всех перечисленных данных запись считается действительной.
Что делать работнику, если работодатель не отдает трудовую книжку?
Можно ли завести две трудовые книжки одновременно? Узнайте тут.
Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки? Образец представлен здесь.
Распространенные ошибки
Самая главная ошибка при оформлении благодарности – это отсутствие приказа или расхождение сведений, указанных в этом документе и трудовой.
Важно, чтобы в обоих документах совпадали основания награждения и другие сведения.
В каких случаях кадровика могут оштрафовать?
Штраф накладывается в следующих случаях:
- несоответствие данных о поощрении действительности;
- невнесение сведений при наличии приказа;
- внесение сведений без приказа;
- некорректное отражение информации.
В таких ситуациях на всю компанию налагается административный штраф. Наказание составляет от 300 до 500 рублей.