Еще на стадии трудоустройства работникам устанавливается заработная плата в виде оклада либо часовой тарифной ставки. Но выплачиваются они ежемесячно не в единой сумме, а на основании отработанных в учетном периоде часов.
А так как у сотрудников может быть разных график, а также пропуски рабочего времени ввиду пребывания в ежегодном отпуске либо же на больничном, ведение табеля, в котором и фиксируется общее количество отработанных часов при начислении зарплаты, является весьма актуальным.
Что это такое?
Табель учета рабочего времени является одним из внутренних документов, который ведется на каждом предприятии и у ИП, имеющего наемных сотрудников, для фиксации фактически отработанных сотрудниками часов.
Указанный документ относиться к унифицированной документации, которая на основании Постановления Госкомстата №1 имеет рекомендованную форму заполнения, а также определенную кодировку, созданную для всех случаев рабочего процесса — от прогула и отпуска до командировки и простоя.
Для чего применяется?
Основной функцией табеля является учет фактически отработанного времени каждым сотрудником компании, независимо от его режима труда с целью последующего назначения заработной платы за отработанное время.
При этом посредством табеля возможно контролировать как трудовую дисциплину, учитывая, что табель заполняется ежедневно, так и отслеживать переработки, которые допускаются законом только в исключительных случаях.
Нормативная база
В силу норм ст.91 ТК РФ на предприятии обязаны вести учет часов, которые фактически отработаны каждым работником, для последующего предоставления тех же гарантий в виде оплаты труда и выходных дней, а также отпуска либо же доплат.
При этом табель является еще и документом, посредством которого работодатель может подтвердить соблюдение нормы часов, составляющую 40 часов в неделю, а при использовании суммированного учета — норму за отчетный период.
Также порядок уже заполнения табеля и его оформления более подробно регламентирован Приказом Госкомстата №1, коим утверждены унифицированные формы многих бланков, используемых в персональном документообороте компаний.
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1
Указанные правила, конечно, теперь являются только лишь рекомендованными к применению, но, тем не менее, они содержат базовые сведения, которые используются практически во всех учреждениях.
Обязательно ли вести?
Согласно статье 91 ТК РФ вести учет фактически отработанных часов за учетный период за каждым отдельно взятым сотрудником работодатель обязан.
А так как табель предназначен именно для этих целей, его ежемесячное оформление является нормой, определенной законом.
Табель учета рабочего времени в 2018 году
Рабочий процесс подразумевает множество нюансов, которые должны быть отражены в табеле для последующего расчета оплаты труда. Однако ввиду того, что штатные сотрудники могут отсутствовать на рабочем месте по многим причинам, как уважительным, так и неуважительным, многие не знают, как правильно заполнять сей документ с учетом норм закона.
Формы и их различия
С 2013 года практически все унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1, утратили статус обязательных, и теперь только рекомендованы к применению.
Однако из-за того, что много лет компании пользовались стандартными бланками по форме Т-12 и Т-13, ситуация не изменилась и работодатели по-прежнему ведут учет с помощью указанных формуляров, с учетом их особенностей.
Т-12
Так, форма Т-12 имеет 17 стандартных граф, которые, как правило, заполняются в ручном режиме специально уполномоченным лицом по ведению учета отработанных часов.
При этом сей формуляр содержит сведения только о периодах времени, на протяжении который работник присутствовал либо же отсутствовал на рабочем месте с вынесением итоговой цифры.
Т-13
А вот форма Т-13 имеет некоторые отличия и, как правило, используется для заполнения уже в электроном виде.
Указанный формуляр содержит в себе только 13 граф, часть из которых предназначена для расчета заработной платы на основании внесенных сведений с указанием кода вида оплаты, а также корреспондирующим счетом.
Бланк личной карточки работника (форма Т-2) вы найдете в нашей статье.
Порядок заполнения трудовой книжки изложен тут.
Заполнение и ведение
Табель учета рабочего времени независимо от того, заполняется ли он от руки либо же в электронном виде, вести достаточно просто, учитывая, что Постановление№1 содержит подробные разъяснения и список буквенного кодирования, предназначенного на все случаи жизни, возникающие в ходе рабочего процесса.
Как вести? Основные правила и порядок
На федеральном уровне ежегодно разрабатываются нормы рабочего времени помесячно с указанием праздничных и выходных дней в виде производственного календаря.
Сей документ является весьма значимым при заполнении табеля, учитывая, что на его основании разрабатываются те же графики сменности, а также вносятся данные об отработанных часах впоследствии.
Для того чтобы правильно заполнить табель, отразив реальные сведения, принято использовать несколько способов:
- каждодневное внесение сведений согласно количеству сотрудников, явившихся на рабочее место;
- указание данных об отработанных часах в конце рабочего дня.
Также еще одним из правил правильного ведения табеля учета является оформление указанного документа в единственном экземпляре.
Он заполняется на протяжении всего месяца, но подается на расчет заработной платы дважды в месяц для начисления аванса и остатков оплаты труда в силу ст.136 ТК РФ.
При этом стоит отметить, что в процессе оформления табеля следует соблюдать ряд обязательных условий, которые законом не прописаны, но актуальны по сей день на основании опыта табельщиков.
Так, при заполнении указанного документа необходимо:
- вносить сведения о работниках без исправлений;
- проставлять реальные часы работы, не надеясь на обещание некоторых сотрудников избегать опозданий;
- заполнять все графы, даже если они относятся к выходным дням;
- поручать заполнение табеля уполномоченному приказом начальства лицу с осознанием ответственности и важности порученного задания;
- сдавать табель в установленные локальными актами сроки.
Обязательные реквизиты
Табель учета рабочего времени является локальным актом, которые в рамках закона должен содержать обязательные реквизиты, а именно:
- наименование документа;
- полное название организации;
- дату составления;
- код ОКПО предприятия;
- номер документа, согласно регистрации в журнале;
- отчетный период;
- подписи уполномоченных на заполнение документа лиц.
Буквенные и условные обозначения (сокращения)
Табель как по форме Т-12, так и по форме Т-13 имеет достаточно много граф, которые в силу закона должны быть заполнены на протяжении календарного месяца. А так как объяснять в каждой клеточке, где находиться тот или иной сотрудник, нецелесообразно, Приказом № 1 утвержден определенный буквенный и цифровой код, охватывающий все особенности рабочего процесса.
При этом важен еще и тот факт, что условные обозначения, применяемые в табеле, подразделяются на две категории, то есть коды, на основании которых указанные часы подлежат оплате и обозначения, в силу которых оплата не производится.
Кстати, именно табель выступает одним из оснований привлечения сотрудников к дисциплинарной ответственности, при наличии буквенного кода о прогуле либо неявке по неустановленным причинам.
Кто подписывает?
Форма Табеля учета рабочего времени в рамках Постановления № 1 содержит основные данные, которые должны быть включены и заполнены.
В формуляре предусмотрено три графы для подписей указанного документа, которые проставляют:
- уполномоченное за ведение табеля лицо, к примеру, нормировщик;
- начальника отдела кадров;
- руководитель учреждения.
Образец заполнения бланка на 2018 год
В качестве наглядного примера правильного оформления табеля по установленной форме, предоставляем заполненный бланк:
Форма Т-13 (образец заполнения)
Нужна ли печать?
Табель учета рабочего времени относится ко внутренней документации, на основании которой рассчитывается заработная плата.
Однако в виду того, что титульный лист табеля содержит все реквизиты компании, печать ни на первом, ни на втором листе сего документа не проставляется.
Какой датой составляется?
Независимо от того, в какие сроки производится оплата труда на том или ином предприятии, к учету принимается именно календарный месяц с 1-го по 31-число.
Именно поэтому дата составления документа должна проставляться с 1-го.
Однако в случае если начало месяца совпадает с общепризнанными выходными, а предприятие занято в режиме пятидневки, табель открывается с первого рабочего дня месяца.
Когда закрывать и сдавать?
Учетным периодом для начисления заработной платы является полный календарный месяц. Именно поэтому табель закрывается 31-го либо же 30-го числа, то есть в последний рабочий день месяца.
Ведь если табель сдать заранее, к примеру, за день или два, есть вероятность того, что придется создавать корректирующий табель, учитывая, что кто-то из сотрудников может внезапно заболеть.
А вот подавать табель в бухгалтерию уже для расчета заработной платы уполномоченное лицо может и в первый день следующего месяца, но не позднее нескольких дней до даты, установленной для выплаты заработной платы в компании, так как оплату нужно еще и рассчитать.
Имеют ли право не пустить в отпуск? Информация по вопросу изложена в нашей статье.
Как заполнить больничный из расчета МРОТ? Образец — здесь.
Образец приказа о переносе даты отпуска представлен тут.
Нюансы оформления
Имея бланк табеля учета рабочего времени, а также список условных обозначений, кажется, что заполнить указанный документ совсем не сложно. А между тем, нужно учесть множество нюансов, ведь даже отпуск бывает нескольких видов, что подразумевает различное применение кодировок, что уже говорить о поводах отсутствия на рабочем месте по другим менее уважительным причинам.
Отпуск
В силу ТК РФ труженикам в качестве мер социальной поддержки дано право на несколько видов отдыха либо же освобождения от работы, при этом не все из них подлежат оплате, в связи с чем кодировка для каждого отпуска применяется отдельная.
В частности:
- ежегодный – ОТ/09;
- дополнительный – ОД/10;
- учебный отпуск с оплатой — У/11;
- ученический отпуск без оплаты – УД/13;
- отпуск по БиР – Р\14;
- отпуск по уходу за крохой — ОЖ/15;
- админ.освобождение при наличии разрешения руководства – ОД/16;
- отпуск без оплаты в качестве льготного – ОЗ/17;
- дополнительный отпуск без оплаты, к примеру, тем же родителям двоих детей – ДБ/18.
Больничный
Имеет свои особенности и кодировка периода нетрудоспособности, учитывая, что в рамках ФЗ от 29.12.2006 N 255 он может быть как оплачиваемым, так и бесплатным.
- с оплатой – Б/19;
- без оплаты — Т/20.
Работа на больничном
Согласно норм ТК РФ на период болезни работник полностью освобождается от выполнения вмененных обязанностей, но при этом за ним сохраняется его должность, а также средний заработок.
А так как привлечение к работе в период нетрудоспособности запрещено законом, кодировки отражающей выход на работу не предусмотрено.
Переработки
В рамках закона переработкой являются часы труда сверх установленной нормы. К примеру, если общепринятая протяженность смены составляет 8 часов, то дополнительные 2 часа уже будут являться переработкой.
А так как стандартная смена оплачивается по стандартному тарифу, а сверхурочные по повышенной норме, в силу ст.152 ТК РФ указанные часы отражаются по-разному.
Так, в верхней клеточке проставляется следующая запись: Я-8 часов, в нижней: С-2.
Отсутствие работника без причины
Принято считать, что если сотрудник не появился на работе и никого не предупредил о своем отсутствии, он совершил прогул.
Тут может быть несколько вариантов, в связи с чем применяется несколько кодов:
- если труженика нет на месте, и никто не знает где он, в первый день для начала проставляется НН;
- после появления сотрудника на месте и оформления письменного объяснения либо же предоставления иного документа, допустим, больничного, указывается код «ПР» — прогул либо же «Б» болезнь.
Однако код НН, который применяется в случае, когда причина отсутствия работника на протяжении целого дня не известна, не оставляется в табеле, а меняется после выяснения всех обстоятельств уже на соответствующую кодировку.
Обозначение НН отсутствует в ежемесячном бухгалтерском отчете о порядке начисления заработной платы и учесть все дни месяца не представляется возможным.
То есть в случае возникновения нестандартной ситуации с исчезнувшим работником лучше всего данные отразить в карандашном варианте, а также составить акт об отсутствии.
Еще одним спорным моментом заполнения табеля при неявке на работу является прогул в несколько часов.
Работник как бы не совершил прогул, учитывая, что для квалификации действий подобным образом в рамках ст.81 ТК РФ нужно прогулять более 4-х часов либо же целую смену.
В подобной ситуации, следует использовать следующую схему: Я-6 часов, НН-2 часа.
Отгул
В ТК РФ, да и в других актах трудовой направленности отсутствует такое понятие как отгул. При этом указанный день законом определяется как дополнительный выходной день.
К примеру, в рамках ст.153 ТК РФ за работу в выходной день труженик может попросить двойную оплату либо же одинарную с предоставлением выходного, который переносится на другой день и оплате не подлежит на основании кодировки – НВ.
Однако, если сотрудник воспитывает ребенка-инвалида, ему в силу ст.262 ТК РФ полагается 4 дополнительных дня отдыха в месяц с оплатой, которые отражаются в табеле посредством кода – ОВ.
Если работника отпустили домой раньше
Ситуации, когда сотруднику необходимо отлучиться с работу на часик или два пораньше, не редкость. И в обычных ситуациях все решается на уровне устной договоренности, то есть сегодня не доработал, завтра задержался.
Но закон такое решение не предусматривает, поэтому в подобной ситуации труженику проставляют фактически отработанное время, то есть, к примеру, те же 7 часов.
Командировки
В силу закона, командировкой является поездка за пределы предприятия в другой населенный пункт для решения вопросов или выполнения определенных заданий производственного назначения по распоряжению руководства. При этом учитывая, что сотрудник фактически все равно выполняет свои обязанности, ему полагается оплата за дни поездки в размере среднего заработка.
Но прежде чем оплата будет начислена, заполняется табель, в котором все дни командировки отмечаются кодом –К, а вот часы проставляются в соответствии с режимом труда, который и был у сотрудника на его родном предприятии.
Кстати, дни пути к месту выполнения служебного задания и обратно также входят в период командировки, поэтому кодировка в табель вносится с первого дня отсутствия.
Простой
В понимании многих простой – это приостановление работы на время, которое все равно подлежит оплате.
Но остановиться предприятие может по нескольким причинам:
- по вине работодателя;
- по вине сотрудника;
- по независящим от сторон обстоятельствам.
А так как указанные причины в силу ст.157 ТК РФ, имеют прямое отношение к размеру оплаты, в табеле они имеют разные условные обозначения, а именно:
- РП при наличии вины руководства;
- ВП по вине работника;
- НП в случае непредвиденных обстоятельств.
Отстранение от работы
Как правило, отстранение от работы в силу ст.76 ТК РФ производится по вине труженика, который в установленные сроки не прошел медицинское обследование либо же лишился права на занятие определенной деятельности, к примеру, водительских прав либо же лицензии на оружие.
А так как работник не исполняет свои обязанности, оплата ему не начисляется, хотя и прогулом его отсутствие на предприятии не назовешь, и в табель вносится код – НБ.
Однако если вины сотрудника в том же просроченном медосмотре либо проверке знаний по охране труда нет, за ним сохраняется заработная плата даже в период отстранения, которое в данной ситуации отражается в табеле как НО.
Счетная ошибка при начислении заработной платы — что это такое? Расскажем в нашей статье.
Как оформить срочный трудовой договор в бессрочный? Узнайте тут.
Донорские дни
Сдача крови, а также плазмы в рамках закона приравнивается к выполнению общественных и государственных обязанностей с рядом социальных льгот, включающих сохранение среднего заработка, а также предоставление дополнительного выходного дня.
При этом непосредственно в день прохождения обследования, а также забора крови работник также освобождается от работы с проставлением в табеле кода «Г».
Прохождение медицинского обследования
Постановление Госкомстата № 1 не содержит отдельного обозначения для дня, который предназначен для медицинского обследования работников, за которыми, кстати, в силу ст.185 ТК РФ сохраняется усредненный тариф, именно поэтому многие предприятия используют собственную кодировку, к примеру, следующую: М\О.
Совместительство и совмещение
Совместитель является таким же штатным сотрудником как все остальные и подчиняется тому же распорядку дня. Единственным исключением является индивидуальный режим труда, а также половина нормы рабочего времени, которая в табеле отражается следующим образом: Я/4, то есть ровно половина смены.
При этом, если совместитель является внутренним, его данные присутствуют в табеле дважды, но по разным занимаемым им должностям.
А вот совмещение предполагает увеличение имеющегося объема труда либо же его интенсивности, причем в рамках того же 8-ми часового дня.
А так как протяженность смены не меняется, и сотрудник вознаграждается за дополнительный труд на основании приказа доплатой, в табеле проставляется стандартное обозначение в виде: Я-8.
В бюджетных организациях
Бюджетные организации имеет отдельную специфику труда, а также формы бюджетной отчетности включая и табель, форму которого в excel можно скачать тут:
Форма табеля для бюджетных учреждений
При сменном графике
Сменный график работы подразумевает непрерывное производство труда, осуществляемое не только в дневные и ночные часы, но и в дни, которые считаются общепринятыми выходными.
К примеру, смена работника начинается 5 числа в 8 вечера, а оканчивается в 8 утра, при этом ночными часами является период с 22.00 до 6.00 утра.
В данной ситуации табель будет заполнен следующим образом:
| Ф.И.О. | 05.02.2018 | 06.02.2018 |
| Соколов П.Б., кочегар | Я | Я |
| 2 | 2 | |
| Н | Н | |
| 2 | 6 |
Вахтовый метод работы
Работа вахтовым методом достаточно специфична, учитывая, что труженикам предстоит не менее месяца находиться в смене, а затем столько же и отдыхать, при этом отдых между сменами, несмотря на его эпизодичность, также имеет свои особенности, которые естественно находят свое отражение в табеле.
В рамках ст.300 ТК РФ табель должен содержать в себе следующие сведения:
- рабочие часы на протяжении всей вахты;
- периоды междусменного отдыха;
- время в пути.
Неполный рабочий день
Сокращенную смену на предприятии могут установить по двум причинам:
- в связи со снижением производственных мощностей;
- по просьбе работника, имеющего детей до 14 лет либо же в преддверии родов.
А так как работник с указанным графиком работы занят неполный день, в табель вносится следующая кодировка – НС в случае сокращения часов по инициативе руководства, и ЛЧ по просьбе сотрудника.
Порядок расчета выплат
Составление табеля учета рабочего времени применяется не только для фиксации присутствия сотрудников на рабочих местах, но и для расчета оплаты за тот или иной период. Ведь далеко не все дни могут быть оплачены по полному тарифу, некоторые из них в силу закона компенсируются в размере среднего заработка либо же вовсе не подлежат оплате.
Коды, которые не подлежат оплате
Таблица условных обозначений, утвержденная Постановлением №1, содержит 36 позиций, из которых только 12 не предполагают сохранение заработка:
- административные отпуска;
- отстранение от работы;
- больничный с нарушением режима;
- забастовка;
- прогул либо неявка по неизвестной причине;
- дополнительные выходные, образованные в результате переноса в силу ст.153 ТК РФ;
- стандартные выходные и праздничные дни.
Ответственные лица и исправления
Не все документы кадровой направленности имеют правила ведения, закрепленные на федеральном уровне, именно поэтому сии пробелы в нормативной базе компенсируются за счет локальных актов, определяющих процедуры на местном уровне уже с учетом специфики отдельного учреждения.
Кто должен вести, а кто проверять?
Так в частности, за ведение табеля в том или ином структурном подразделении отвечает не сотрудник с наименьшим количеством обязанностей, а уполномоченное распорядительным актом лицо.
То есть вести учет отработанных часов может как начальник отдела или его заместитель, так и секретарь либо же нормировщик, если обладает необходимыми умениями, а именно скрупулезностью и внимательностью.
Хотя на небольших предприятиях табель заполняют сотрудники отдела кадров, что гораздо удобнее, учитывая, что они уже обладают первичной информацией по кадровому передвижению — от отпусков до прогулов. Однако ввиду того, что человеческий фактор присутствует всегда и ошибиться может каждый, табель уже после его оформления проверяет еще и начальник отдела кадров.
Как внести изменения?
Кадровая документация правке не подлежит, в противном случае она становиться недействительной, для этого предусмотрены специальные правила.
В частности, при необходимости скорректировать уже составленный табель за полностью отработанный месяц используется дополнительный табель.
Что такое корректирующий табель?
Расчет заработной платы даже на небольшой предприятии подразумевает как минимум несколько часов работы. В крупных же компаниях платежные ведомости могут оформляться от нескольких дней до недели.
При этом, если граничная дата выплаты зарплаты приходится на начало месяца, бухгалтерия требует сдачи табеля уже в конце месяца.
Но ведь табельщик знает, кто может пойти в отпуск, а также по какому графику учреждение работает, поэтому и заполняет табель из расчета имеющихся сведений.
Однако есть вероятность, что в последний рабочий день месяца кто-либо из сотрудников может заболеть либо же взять один день за свой счет для решения внезапно возникших семейных проблем.
Именно для таких случаев и предназначен корректирующий табель, который представляет собой стандартный формат табеля по форме Т-12, но только на одного человека с уже новыми данными об отработанных часах.
Кстати, к табелю необходимо будет еще и служебную записку с пояснениями приложить о необходимости правки табеля и причинами подобных действий.
Отличия штатной расстановки и штатного расписания вы найдете в нашей статье.
Допускаются ли исправления в больничном листе работодателем? Подробности здесь.
Пример дополнительного соглашения к трудовому договору вы найдете тут.
Что грозит за ошибки и внесение неверной информации?
С момента создания приказа о возложении на уполномоченное лицо обязанности по ведению учета времени в компании, и оформлении табеля, сотрудник несет персональную ответственность за достоверность отраженных данных.
Если ошибка обнаружена не им же, а начальником отдела кадров сразу же и единожды, санкций, как правило, не следует.
Но если ошибки стали нормой, работник может быть подвергнут дисциплинарному взысканию в виде выговора за ненадлежащее исполнение вмененных обязанностей.
А вот самой компании ошибки обойдутся гораздо дороже.
Так в рамках ст.137 ТК РФ удержать излишне выплаченные средства можно только при наличии счетной ошибки, которой в силу Определения Верховного суда № 59-В11-17 от 20.01.2012 является описка либо же неверное арифметическое действие, а возможно сбой программы.
А так как переплата согласно данных ошибкой не является, деньги работник возвращать не обязан.
При этом при проверке контролирующими органами порядка начисления заработной платы, неточности тоже могут быть обнаружены, в виду чего компания получит еще и административный штраф.
Предусмотрен ли штраф за отсутствие документа?
В силу ст.91 ТК РФ предприятие обязано вести учет отработанных часов, которые отражаются в табеле.
Если указанный документ оформляться не будет, сии действия будут расцениваться как прямое нарушение норм ТК РФ, которое в свою очередь влечет за собой штрафные санкции в силу ст. 5.27 КоАП РФ.
Порядок учета
Табель учета рабочего времени относится к кадровой документации, с которой обращаются по строгим правилам, определенными нормативными и локальными актами.
Где и сколько хранить?
Как правило, табель учета рабочего времени хранится в архиве бухгалтерии, учитывая, что именно сей отдел использует табель в его окончательном варианте для расчета текущей зарплаты.
При этом сроки хранения формуляра в силу п.586 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 составляют всего пять лет, что подразумевает уничтожение табеля по специальному акту списания, но только после проведения инвентаризации контролирующими органами.
Однако, если на предприятии заняты сотрудники с вредными условиями труда, к которым применяется специальный учет отработанных часов, что в свою очередь дает право на последующее оформление пенсии досрочно, оговоренный документ хранится 75 лет, как и документация по личному составу.
Кто может потребовать выписку?
В силу ст.62 ТК РФ сотрудники компании вправе требовать от работодателя копии документов, освещающих их трудовую деятельность на основании заявления, которое должно быть удовлетворено в течение 3-х рабочих дней.
А так как табель заполняется на весь штат работников, и разглашать сведения об их работе компания не вправе, используется выписка из табеля.
Образец выписки из табеля учета можно скачать для собственного пользования.