Формирование графиков отпусков для наемного штата сотрудников входит в обязанность каждой компании.
Согласно ст.123 ТК РФ соблюдение графика является обязательным как для работодателя, так и для самих рабочих.
По этой причине, у сотрудников отдела кадров возникает вопрос – можно ли вносить в него корректировки? Если да, то, как это сделать законно? Как вносить изменения?
Нужно и можно ли вносить?
В Трудовом Кодексе РФ упоминается только об обязанности соблюдать график отпусков. Что касается его корректировки, то запрета не предусмотрено.
На основании этого можно говорить о том, что допускается возможность по мере необходимости вносить в него изменения.
Изменение графика отпусков осуществляется при возникновении определенных оснований.
Основания
Инициатива работника
В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.
Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.
Инициатива работодателя
Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:
- возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
- скорая реорганизация предприятия;
- возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
- возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
- скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
- возникновение внезапных командировок.
В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ.
Прием нового сотрудника
Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.
Во многом это связано с тем, что работодатель имеет полное право предоставить положенные дни отпуска в любое время после непрерывной 6-месячной работы. Дополнительным условием для предоставления отпуска принято считать отсутствие ущерба для организации.
Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.
Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.
Смена фамилии
Если наемный рабочий сменил фамилию, в обязательном порядке он обязан оповестить об этом сотрудников отдела кадров.
Более того, для корректировки его персональной документации, необходимо будет составить соответствующее заявление.
На основании предоставленного заявления будет корректировка и графика отпусков. Точнее, будет изменена его фамилия, не более.
Перенос отпуска по семейным обстоятельствам
Перенести отпуск по семейным обстоятельствам можно на основании предоставленного рабочим заявления и подписанного соответствующего приказа руководства компании.
На основании сформированного приказа будут скорректированы записи в графике отпусков.
Обязательно о новом графике должен быть оповещен сам заявитель.
В связи с больничным
Если речь идет о продлении отпуска на основании болезни рабочего, то никаких изменений в графике отпусков делать нет нужды.
Единственное, о чем необходимо помнить, так это то, что в графике отпусков нужно указать реквизиты больничного листка.
Если речь идет о переносе отпуска, тогда это возможно на основании больничного листка и соответствующего приказа руководства компании.
Разделение отдыха на части
Согласно статье 125 Трудового Кодекса РФ отпуск вправе быть разбит на части. Однако это возможно исключительно по согласованию руководства организации.
Причем самому «перекрою» подлежит та часть, продолжительность которой больше нескольких недель.
Основанием для разбивки на части является письменно составленное заявление наемного работника.
После подаче заявления в графике отпусков осуществляются изменения.
Изменение должности
При изменении должности корректировка графика отпусков возможна на основании приказа руководства компании по предварительному согласованию с наемным сотрудником.
Изменения осуществляются путем смены самой должности наемного рабочего.
Увольнение сотрудника
Если же рабочий принял решение отгулять положенный ему отпуск, а после сразу уволиться, то в графике отпусков необходимо отмечать данный факт.
Такая возможность предусматривается на основании предоставленного сотрудником заявления и утвержденного приказа.
Если же сотрудник не успел отгулять, ему положена денежная компенсация. В таком случае отпуска иных сотрудников могут быть видоизменены по их письменному согласию.
Изменение количества дней отдыха
Если наемный рабочий изъявил желание разбить отпуск на части, то это допускается на основании его письменного заявления и утвержденного приказа руководства компании.
Важно помнить: продолжительность одной из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.
Отзыв сотрудника и досрочный выход
Как внести изменения, если есть необходимость отозвать рабочего из отпуска?
В такой ситуации важно помнить: отзыв наемного рабочего может осуществляться исключительно с его согласия.
Причем не имеет значения, какова причина этого решения у руководства – проверка контролирующим органом либо заболевание иного сотрудника.
Важно помнить: руководство компании не имеет права отзывать из заслуженного отпуска беременных женщин и тех рабочих, чья трудовая деятельность связана со вредными условиями труда.
Внесение изменений в график отпусков, образец внесения записей в который представлен на рисунке, позволит избежать возможных ошибок:
Кому положен дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день? Узнайте из нашей статьи.
Сколько дней отпуска полагается за первый год работы? Об этом — тут.
Как правильно оформить внесение изменений в график отпусков в 2018 году?
Правила и порядок
Вне зависимости от того, по каким причинам осуществляется корректировка графика отпусков, они должны быть отображены документально.
Согласно утвержденному графику, форма которого Т-7, в обязательном порядке при изменениях он подлежит корректировке.
Для этого в обязательном порядке подлежат заполнению специальные графы – 7,8 и девятая.
Итак, в первую очередь необходимо будет составить руководству компании соответствующий приказ. После этого он подлежит согласованию с генеральным директором организации.
Важно помнить: приказ обязательно подлежит ознакомлению с тем сотрудником, который предоставил заявление на смену графика отпусков. После ознакомления он обязан поставить свою роспись в журнале оповещений.
На завершающей стадии корректировки отображаются:
- в учетной карточке;
- в соответствующем табеле дней;
- в самом графике отпусков.
При изменении графика категорически запрещается допускать различные опечатки и помарки.
Когда и за сколько дней ?
После изменения графика отпусков наемный рабочий должен быть ознакомлен с новым не позднее, чем за 14 рабочих дней до начала его заслуженного отдыха.
Это четко регулируется частью 3 статьи 123 Трудового Кодекса РФ.
Как это делать поэтапно?
Существует несколько алгоритмов внесения изменений в график отпусков.
Первый предусматривает инициативу наемного рабочего:
- Сотрудник составляет заявление, в котором описывает причину необходимости перенести отпуск на иную дату и подает его работодателю.
- Работодатель на основании заявления формирует соответствующий внутренний Приказ об изменениях в графике отпусков.
- Сотрудники отела кадров на основании Приказа видоизменяет утвержденный график.
Второй вариант предусматривает изменения по инициативе работодателя:
- Работодатель согласовывает отпуск с наемным сотрудником.
- Издает приказ.
- Оповещает об изменениях сотрудника.
- Изменяется график.
В любом случае основным документом принято считать приказ руководства, от которого будут отталкиваться сотрудники отдела кадров.
Требуется ли согласование с работником?
Согласно Трудовому Кодексу РФ, без согласования с наемным рабочим категорически запрещается изменять график отпусков, поскольку за этим стоит нарушение трудовых прав.
И, как следствие, работодателю грозит административная ответственность.
Документы
Рассмотрим необходимые документы, которые являются основанием для изменения в утвержденный график отпусков подробней.
Служебная записка (образец)
Как и в случае, с корректировкой периода заслуженного отдыха по производственным нуждам, в процессе переноса либо продления отпуска допускается возможность формирования служебной записки.
Служебная записка может быть написана в том случае, если компания включает в себя несколько подразделений либо цехов.
Этот документ является обязательным и служит в качестве дополнительного источника сведений для непосредственного руководителя компании об изменениях в графике отпусков. Форма ее составления – свободная.
В качестве образца можно выделить следующее основное содержание документа:
По причине производственной необходимости, инженер Грибинюк М.В. просит о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска слесаря КИПиА Коцаря В.А с мая на июнь 2018 года.
Пример документа:
Заявление работника (образец)
В процессе составления заявления о переносе отпуска необходимо указывать в нем:
- наименование организации;
- инициалы работодателя;
- персональные сведения;
- сведения, о полном либо частичном переносе оплачиваемого ежегодного отпуска;
- дату составления;
- подпись.
Образец заявления о переносе отпуска можно скачать тут.
Как оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику?
Когда можно брать отпуск за свой счет? Узнайте тут.
Как правильно написать заявление на административный отпуск? Информация по вопросу — здесь.
Приказ
Соответствующий приказ о корректировке графика отпусков формируется от первого лица в свободной форме.
Однако он обязательно должен включать в себя:
- наименование организации;
- сведения о наемном сотруднике и его занимаемая должность;
- на каких основаниях подлежит изменению график отпусков.
Образец приказа:
Пример
Слесарь ПАО «Пролетарий» Грибинюк М. В. получил отпуск согласно утвержденному графику – с 12.08 на все дни (28 календарных дней). Однако 27 августа он неожиданно заболел, что продолжалось ровно 7 календарных дней – до 2 сентября, причем включительно.
Грибинюк решил воспользоваться своим законным правом и продлить отпуск, для чего он и позвонил на предприятие для оповещения о своем желании. Им было сказано, что на работу он сможет выйти 16-ого числа.
В этот же день им было предоставлено больничный лист от 27 августа. На основании этого документа, в графике отпусков, точнее в 10 графе была сделана соответствующая пометка, что отпуск продолжается до 15-ого числа, с указанием номера больничного листка.
Это стало возможным на основании приказа руководства компании о продлении отпуска и занесения информации в графике отпусков.
Типичные ошибки
Типичные ошибки заключаются в следующем:
- при каких-либо изменениях в графике это предварительно не согласовывалось с руководством компании;
- отпуска не могут предоставлять исключительно по составленному заявлению наемного рабочего — всегда дополнительно необходимо формировать соответствующий приказ;
- полное либо частичное игнорирование утвержденного графика отпусков, под этим подразумевается самовольное изменение очередности без согласования;
- указание некорректных сведений;
- наличие ошибок в процессе разделения графика отпусков на части — важно помнить, что одна из частей не может быть меньше 2 недель;
- не допускается накапливание ежегодных оплачиваемых отпусков;
- недостоверно начисленные денежные вознаграждения относительно предоставленного отпуска.
Всегда необходимо помнить, что пренебрежение графиком отпусков, в том числе и неправильные внесения корректировок в него, преследуется законодательством РФ.
Выявленные нарушения грозят административной ответственностью в виде начисления штрафов.