Сотрудники, которые в скором времени пойдут в оплачиваемые отпуска, обязаны получить соответствующие оповещения от своего непосредственного работодателя.
Когда его предоставляют? Какими законами регулируются уведомление об отпуске? Что включает в себя данный документ?
Рассмотрим интересующие вопросы подробней.
Понятие и назначение документа
Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.
Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.
Обязательно или нет?
В ст.123 ТК РФ четко указано обо всей важности оформления данного оповещения.
Непосредственный работодатель в обязательном порядке обязан в письменном виде оповестить каждого своего наемного рабочего о периоде начала долгожданного отпуска, в четком соответствии с принятым графиком отпусков.
Законодательная база
Вопрос о необходимости оповещения наемного штата сотрудников о времени предоставления отпуска согласно утвержденному графику отпусков регулируется статьей 123 Трудового Кодекса РФ.
В частности, эта статья четко регулирует о необходимости в оповещении в различных ситуациях, порядке составления оповещения и периоде, когда сотрудник должен быть уведомлен.
В каких случаях требуется, а когда нет?
Отдых по графику
Большие компании, где производственный процесс является непрерывным, не могут обходиться без соблюдения принятого графика отпусков.
Оповещение о периоде начала отпуска играет ключевую роль в таких ситуациях.
Отдых не по графику
Отдых не по графику может быть предоставлен на основании поданного сотрудником заявления.
Если речь идет о переносе отпуска на другое время, что автоматически подразумевает под собой изменения в графике отпусков, то обязательно следует ознакомить с ним сотрудников.
Дни без сохранения заработной платы
Если же сотрудник принял решение пойти в дополнительный неоплачиваемый отпуск по собственному желанию, то в оповещении нет смысла, поскольку он предоставляется на основании предоставленного заявления самим рабочим.
Однако есть и противоположная сторона.
Если речь идет об отпуске без сохранения заработной платы по производственной необходимости, то работодатель в обязательном порядке должны заблаговременно оповестить об этом намерении наемным штат сотрудников.
Дни авансом
Изначально необходимо понимать, что отпуск авансом может быть предоставлен работодателем по предварительной договоренности с сотрудником.
Исходя из этого, рабочий должен будет составить соответствующее заявление, в котором он попросит предоставление отпуска авансом.
По этой причине можно говорить о том, что в составлении необходимого оповещения о предоставляемом отдыхе авансом нет необходимости.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск? Об этом читайте на нашем сайте.
Делается ли запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре? Узнайте тут.
Как составить уведомление об отпуске в 2018 году?
Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.
Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.
Структура и форма документа
Законодательством РФ не предусматривается единая форма оповещений о предстоящем отпуске по графику. Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений.
Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:
- информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
- основная часть;
- заключительная часть.
В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.
Какие положения должны содержаться в тексте?
Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:
- реквизиты компании;
- исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
- имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
- все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
- подпись непосредственного работодателя.
Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.
Кто подписывает?
Уведомление о начале отпуска подлежит подписанию непосредственным руководством компании и подлежит заверению должностными лицами из отдела кадровой службы.
Нужно ли подписывать сотрудникам?
Оповещение, выданное наемному рабочему, подлежит подписи тем, на кого оно было сформировано с целью ознакомления.
Другие способы подтверждения получения оповещения не обладают юридической силой.
Сколько требуется экземпляров?
Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.
Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.
Можно оформить сразу на несколько работников?
Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.
Образец документа
Важно помнить, что категорически не допускается в процессе составления оповещения делать различные помарки либо опечатки.
Бесплатно скачать бланк можно по ссылке тут.
Пример документа:
Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?
Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?
Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.
В процессе формирования данного документа крайне важно придерживаться этого периода. Не позднее двухнедельного периода до начала отпуска сотрудник компании в обязательном порядке должен письменно засвидетельствовать имеющейся факт ознакомления о своем грядущем отпуске.
Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.
Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма.
Нужна ли регистрация в специальном журнале?
В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.
В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:
- о возможной реорганизации компании;
- о различных объяснениях;
- о возможном переводе сотрудника;
- о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
- и о предстоящем оплачиваемом отпуске.
В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.
Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.
Как заполнять титульный лист?
Титульная страница должна включать в себя:
- полное наименование компании;
- наименование документа;
- дату начала и завершения ведения журнала регистрации.
На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.
Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.
Образец документа
Чтобы подробней разобраться с журналом учета, рекомендуется обратиться к образцу, который можно скачать по ссылке здесь.
Пример заполнения журнала:
Где и сколько хранить?
Срок хранения соответствующих оповещений четко регулируется Перечнем типовой управленческой документации.
Все соответствующие приказы о грядущем оплачиваемом отпуске должны находиться на сохранности в течении 5 лет в специально оборудованных для этого местах. Иными словами — в архиве компании.
Компании, которые прекратили свою предпринимательскую деятельность до завершения данного периода, обязаны сдать подобную документацию на хранение в территориальный архив согласно установленному порядку.
Как ознакомить сотрудника?
Обязательным критерием личного ознакомления каждого наемного рабочего о предстоящем отпуске принято считать письменную форму документа.
На сегодня предусмотрено несколько методов оповещения сотрудников:
- путем личного оповещения;
- путем формирования приказа руководства компании;
- путем постановки подписи наемного рабочего в ведомости.
Стоит также отметить, что в пределах одного структурного подразделения допускается возможность ознакомления наемного штата сотрудников в трудовом журнале их непосредственного руководства.
В ситуации, когда кто-либо из рабочих отказывается подписывать оповещение, сотрудниками отдела кадров формируется соответствующий акт об отказе.
Узнайте из нашей статьи, как внести изменения в график отпусков.
Может ли работодатель не отдать трудовую книжку? Смотрите тут.
Как сделать дубликат трудовой книжки при утере? Читайте здесь.
Нюансы
Для совместителей
Отпуск совместителю должен быть предоставлен параллельно с тем периодом, что и по основному месту работы.
Для соблюдения данного условия совместитель в обязательном порядке изначально должен предъявить справку о периоде получения оплачиваемого отпуска с основной работы.
На основании предоставленной справки будет выдано оповещение о предстоящем отпуске.
Для иностранного гражданина
Для иностранных граждан была отменена обязанность оповещать о предстоящем отпуске сотрудников миграционной службы, если он предоставляется без сохранения заработной платы.
Что касается оповещения самого наемного рабочего, то этот порядок является стандартным.
Для генерального директора и главного бухгалтера
Законодательство РФ не разделяет порядок оповещения по должностям. По этой причине порядок уведомления о предстоящем отпуске стандартный.
Для госслужащих
Государственных служащих, как и иных наемных сотрудников, оповещают о предстоящем отпуске за несколько недель до его наступления.
В обязательном порядке факт оповещения подтверждается подписью сотрудника в журнале учета.
У ИП
Согласно статье 20 Трудового Кодекса РФ, индивидуальный предприниматель относится к той же категории работодателей, как и юридические лица.
Исходя из этого, оповещение о предстоящем отпуске сотрудник должен получать по стандартной схеме.
Что будет работодателю, если не вручать документ работникам?
Основные последствия неоповещения сотрудника о предстоящем отпуске заключаются в следующем:
- сотрудник в таком случае вправе требовать его переноса на иной временной промежуток;
- при отказе в переносе отпуска сотрудник вправе подать исковое заявление в правоохранительные органы, что влечет возможное начисление штрафов.
Чтобы избежать проблем с правоохранительными органами, достаточно своевременно оповещать об отпуске своих наемных работников.