Практически все аспекты трудовой деятельности подлежат документальному оформлению, особенно если работник будет отсутствовать на предприятии по причине пребывания, к примеру, в ежегодном отпуске.
А так как предоставление законного отдыха имеет определенную процедуру, установленную законом, необходимо ее не только соблюсти, но и правильно оформить посредством того же распорядительного акта.
Что это за документ?
В рамках закона приказ либо распоряжение является распорядительным актом локального значения, который издается с целью обозначения тех или иных действий, как работника, так и учреждения в рамках трудовых отношений.
То есть любой аспект, который предварительно закреплен в том же трудовом договоре и в ТК РФ, подлежит документальному оформлению, призванному оговорить некоторые дополнительные сведения либо же условия.
То есть и в договоре о взаимном сотрудничестве, и в той же ст.115 ТК РФ указано, что труженикам полагается отдых на протяжении 28 календарных дней. Но вот дата начала отпуска, а также его окончание, не говоря уже о той же замене на период отсутствия определенным сотрудником, оговаривается только в приказе.
Нормативная база
Учитывая, что трудовые взаимоотношения сопровождаются достаточно солидным документальным сопровождением, на законодательном уровне сформирован приказ Госкомстата №1, коим утверждены основные формы распорядительный актов, включая и приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6.
Однако с 2013 года указанный бланк переведен в статус рекомендательного, а не обязательного к использованию, вследствие чего компания может его и не применять, если разработает собственный формуляр.
Как оформить приказ о предоставлении отпуска работнику?
Формирование приказа о предоставлении законного отдыха нельзя назвать особо сложной процедурой, но некоторые нюансы все-таки есть, причем определенные законом.
Именно поэтому при издании указанного акта важно не только правильно его оформить, но и соблюсти ряд требований, оговоренных в ТК РФ.
Общий порядок
Безусловно, форма Т-6 не является обязательной, а вот основные условия предоставления отпуска —являются.
Именно поэтому так важно не только их включить в формуляр, но и правильно сформировать, не говоря уже о других аспектах, таких как наличие подписей и установлении даты издания указанного акта.
Основания для составления
В рамках ст.123 ТК РФ ежегодный отдых полагается штатным сотрудникам на основании графика очередности отпусков, который формируется в прямой зависимости от производственных факторов и желания самых работников отдохнуть в тот или иной период.
То есть одним из оснований издания приказа является указанный акт. И вторым обязательным условием является письменное уведомление, которое работодатель во исполнение норм ст.123 ТК РФ должен вручить сотруднику под роспись, таким образом доведя до него информацию о начале и окончании его отдыха.
Однако если отпуск используется вне графика, допустим, в льготном порядке, что актуально для беременных тружениц и, к примеру, жен военнослужащих, указанные категории работников подают заявление с просьбой о реализации отдыха в указанный ими период, что собственно и является третьим основанием для издания приказа либо же распоряжения.
Когда и каким числом издается?
Как правило, приказ оформляется только на основании дополнительного акта, коим в случае формирования распоряжения об отпуске является уведомление о дате начала отпуска либо же заявление работника.
Следовательно, как только уведомление будет подписано сотрудником, а заявление получит резолюцию от начальника о согласии, можно издавать приказ днем, который соответствует дате ознакомления либо наложения резолюции. Это в большинстве случаев осуществляется в один день.
Кем подписывается?
Стандартная форма приказа об отпуске Т-6 содержит только две строки для подписей, которые проставляют руководитель и сам работник, знаменуя согласия с вышеизложенными сведениями.
Однако если распорядительный акт сформирован предприятием самостоятельно, может быть добавлена еще одна строка, содержащая подпись сотрудника, который и будет заменять отпускника на период его отсутствия.
Какими документами сопровождается?
Предоставление отпуска ведет не только к освобождению от непосредственных обязанностей на 4 недели либо же иной срок, но и к начислению отпускных выплат в размере среднего заработка.
А так как указанные выплаты нужно еще рассчитать, причем в документальном выражении в подтверждении обоснованности начисления той или иной суммы, к распоряжению об отпуске прилагается еще и записка-расчет по форме № Т-30, утвержденная тем же Приказом Госкомстата №1.
Где регистрируется?
Для систематизации и учета тех же изданных приказов в компаниях ведутся специализированные журналы, которые содержат основные данные: к примеру, дату издания распорядительных актов и основания, не говоря уже о сопутствующих сведениях, таких как Ф.И.О. работников и их должность.
Соответственно ведется такой журнал и для регистрации распоряжений о предоставлении отпусков, с проставлением номера регистрации уже в самом приказе.
Нужна ли печать
Формально, исходя из граф, предусмотренных в бланке Т-6, печать не требуется, учитывая, что места для ее проставления формуляр не содержит.
Однако ввиду того, что предприятие может самостоятельно разработать не только бланк приказа об отпуске, но и правила его оформления, конечно на основании типового Т-6, печать можно и проставлять, если такое условие содержится в той же Инструкции по делопроизводству, которой учреждение руководствуется.
Срок хранения
Практически каждый документ в режиме кадрового делопроизводства имеет утвержденные законом сроки хранения.
В частности, в силу п.19 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 приказы о предоставлении отпуска относятся к документации по личному составу, которая в соответствии с указанным пунктом хранится в архиве компании не менее 75 лет.
Форма документа
Большинство учреждений как государственных, так и коммерческих при ведении кадровой документации используют типовые формуляры, утвержденные Приказом Госкомстата №1, скачать бесплатно бланк которых можно на нашем сайте.
При этом в рамках указанного нормативного акта ряд формуляров является обязательным для применения, а вот оставшиеся с 2013 года переведены в число рекомендательных форм.
Унифицированная
При издании приказа о предоставлении отпуска любого вида рекомендована к использованию унифицированная форма Т-6 и № Т-6а, которую, кстати, многие компании и используют по сей день.
Произвольная
А вот некоторые учреждения ввели в обиход собственные формуляры, конечно взяв за основу ту же форму Т-6 с дополнительными сведениями уже исходя из собственной специфики, — к примеру, добавив ту же строку о вменении обязанностей отпускника другому сотруднику.
Пример приказа произвольной формы:
Оплачивается ли совместителям очередной ежегодный отпуск? Подробности — в нашей статье.
Кто разрешает творческий отпуск? Узнайте тут.
Примеры составления для разных типов
Составить приказ о предоставлении отпуска любого вида совсем не сложно, особенно с использованием типовой формы Т-6, которая содержит графы с основными сведениями необходимыми для освещения.
Как заполнять форму Т-6?
Типовой бланк Т-6 включает в себя:
- номер документа, который соответствует регистрации в журнале приказов;
- дату издания указанного акта;
- табельный номер сотрудника;
- Ф.И.О. работника;
- наименование структурного подразделения и должность будущего отпускника;
- период, за который предоставляется отпуск, то есть за тот же календарный год;
- вид отпуска, то ежегодный дополнительный либо же учебный;
- количество предоставляемых дней отдыха;
- дата начала и окончания отпуска;
- подписи руководства и труженика.
Образец заполнения приказа (форма Т-6)
Ежегодного оплачиваемого по графику
Форма Т-6 и предназначена для оформления ежегодного отпуска, поэтому если предприятие не использует другой бланк образец заполнения приказа осуществляется в соответствии с вышеизложенной инструкцией.
Однако если компания пользуется формуляром в собственной редакции, необходимо отразить следующие сведения:
- наименование предприятия;
- номер приказа и дату его издания;
- преамбулу, то есть о предоставлении отпуска;
- Ф.И.О сотрудника с указанием его должности;
- дату начала отпуска и его окончание;
- дополнительные условия, к примеру, о возложении обязанностей на другого сотрудника либо же доплату в виде оздоровительной выплаты к отпуску.
Учебного
Если брать за основу форму Т-6 то в случае предоставления учебного отпуска заполняются не все разделы, а только те, которые непосредственно относятся к работнику в виду освобождения.
То есть основные данные о фамилии, должности, а также номере приказа включаются в любом случае, а вот вид отпуска уже указывается другой, как собственно и количество дней на основании справки-вызова.
Дополнительного оплачиваемого
Как правило, ежегодный и дополнительный отпуск предоставляется на основании графика очередности одновременно, то есть на те же 35 календарных дней сразу (28+7).
Но вот закон не заставляет того же работника использовать указанные виды отпуска сразу.
Поэтому дополнительный отпуск можно использовать и в иной период, конечно, на основании оформленного приказа по указанной форме Т-6, которая будет заполнена по вышеуказанному образцу с единственным отличием заключающемся в конкретизации вида отпуска в графе Б.
С последующим увольнением
В рамках закона, а именно ст.127 ТК РФ, работник имеет полное право использовать отпуск перед прекращением сотрудничества, что собственно и отражается в заявлении с просьбой о предоставлении отдыха с последующим увольнением.
Однако несмотря на одно заявление, распоряжений будет два, то есть одно для отпуска по указанной форме Т-6, а второе уже о расторжении трудовых правоотношений.
В произвольной форме можно объединить оба действия:
Без содержания (за свой счет)
Приказ о предоставлении административного отпуска также составляется с использованием формуляра Т-6, который опять же имеет всего несколько отличий в указании вида отпуска, а также в отсутствии заполнения граф о периоде за который отпуск и оформляется, учитывая, что данный раздел относится только к ежегодному отдыху.
Декретного (по беременности и родам)
Как правило, отпуск для родов оформляют приказом в свободной форме, хотя можно и использовать стандартный бланк Т-6, учитывая, что сей формуляр содержит основные сведения, которые и требуется оговорить, естественно со ссылкой на вид, то есть освобождение по БиР.
По уходу за ребенком (до 1,5 и 3 лет)
Освобождение от непосредственных обязанностей в виду ухода за новорожденным малышом также является одним из видов отпусков, что подразумевает использование как стандартной формы Т-6, так и приказа оформленного в свободной форме.
Части отдыха
Приказ, оформленный на бланке Т-6, содержит графы, которые изначально подразумевают конкретизацию как дней отпуска, так и дату начала и окончания оного.
Именно поэтому в случае если используется только часть законного отпуска, указанный формуляр может быть использован на вполне законных основаниях.
Сгорают ли дни неиспользованного отпуска и в каких случаях?
Оплачивается ли отпуск на похороны близких? Подробности — в этом материале.
Как оформить чернобыльский отпуск? Узнайте тут.
Длительного педагогическому работнику
В большинстве случаев при оформлении длительного отпуска педагогическому работнику в рамках ст.335 ТК РФ приказ оформляется в свободной форме, в котором, в частности, оговаривается оплата, которая может быть предусмотрена не всегда, да и то в рамках Устава либо коллективного договора ДОУ.
Однако при формировании приказа по указанному основанию можно использовать и форму Т-6, которая опять же содержит все необходимые для освещения подразделы.
Нескольким работникам
Безусловно, каждый работник может использовать ежегодный отдых только на основании графика очередности, который, как правило, подразумевает поэтапный отдых штатных сотрудников.
Однако на крупных предприятиях с численностью сотрудников более 200 человек претендовать на отпуск могут несколько человек одновременно, причем в один и тот же день.
Именно поэтому для подобных случаев и предусмотрена уже другая форма, а именно Т-6а, которая имеет вид таблицы со всеми данными перечисленными выше, но в разрезе нескольких работников.
Авансом
В рамках норм ТК РФ некоторые сотрудники имеют право на использование ежегодного отпуска авансом, что актуально в отношении беременных женщин и несовершеннолетних тружеников.
При этом при использовании бланка Т-6 возникает единственный вопрос: каким образом заполнить графу о календарном периоде, если он не отработан полностью? А между тем, в этом случае год указывается полностью, то есть даже с указанием даты, которая еще не наступила.
В связи с бракосочетанием
В рамках ст.128 ТК РФ сотрудники имеют право на освобождение от непосредственных обязанностей для регистрации брака до 5-ти дней.
При этом учитывая, что отпуск на свадьбу все же предоставляется без оплаты, используется стандартная форма Т-6 с указанием вида отдыха, то есть без содержания. А вот основанием для его предоставления является заявление, где и указывается, что отдых предназначен для празднования свадьбы.
Нюансы оформления
Вне графика
Безусловно, в рамках закона отпуск предоставляется на основании графика, который издается до 15 декабря на будущий год.
Естественно предусмотреть необходимость в освобождении от обязанностей на следующие 12 месяцев невозможно, ввиду чего законом и предусмотрено условие, которое подразумевает перенос отдыха на другое время по договоренности сторон, то есть руководства и труженика. А вот сам приказ о предоставлении отпуска работнику не меняется, то есть используется тот же бланк Т-6.
Для внутреннего и внешнего совместителя
В рамках закона совместитель как внутренний, так и внешний, является таким же штатным сотрудником, как и остальные работники, за некоторых исключением, предусмотренным в отношении протяженности нормы рабочего времени и порядка увольнения.
В остальном же различий нет, включая и порядок предоставления отпусков полной протяженности, а также использование бланка Т-6.
Муниципальному и государственному служащему
Безусловно, государственные и муниципальные служащие обязаны исполнять нормы закона и использовать документооборот только утвержденного образца.
Именно поэтому форма приказа о предоставлении отдыха в каждом муниципальном образовании оформляется в соответствии с Положением об отпусках, которое содержит не только основания и иные нюансы отдыха, но и разработанные бланки.
Адвокату
Адвокатская деятельность осуществляется в рамках ФЗ № 63, где в ст.2 сказано, что адвокат после получения лицензии не вправе вступать трудовые отношения в качестве работника за исключением научной либо творческой деятельности.
Однако ввиду того, что каждый граждан РФ имеет право на отдых, адвокат с целью реализации указанной гарантии должен рационально планировать свою деятельность, при этом не нарушая процессуальные сроки действий. Уход в отпуск происходит без издания приказа, который в связи с отсутствием работодателя не оформляется.
Генеральному директору
Директор в рамках закона является таким же наемным служащим, как и инженер либо бухгалтер только с более широкими полномочиями.
Именно поэтому в случае оформления отпуска указанному лицу, используется стандартная процедура и тот же бланк по форме Т-6.
Узнайте, входят ли в отпуск праздничные дни.
За сколько дней выплачивается учебный отпуск? Смотрите тут.
В МВД
В силу п.15.9 Приказа МВД № 1038 приказ о предоставлении отпуска служащему МВД не издается. При этом основанием для отдыха является график очередности отпусков, рапорт служащего с резолюцией о согласии и оформлением отпускного удостоверения по форме, оговоренной в приложении №13 указанного Приказа.
Военнослужащим и их женам
Порядок прохождения военной службы, а также времени отдыха регламентируется нормами ФЗ от 27.05.1998 N 76-ФЗ и Указа №1237, в соответствии с которыми военнослужащие направляются в отпуск на основании рапорта и оформленного приказа по форме, утвержденной положением военной части, разработанным с учетом норм действующего законодательства.
У ИП
Нормы ТК РФ, а также иных нормативных актов распространяются на наемных работников, принятых на работу ИП в полной мере, что подразумевает ведение того же кадрового документооборота, что и в официальных учреждениях.
Именно поэтому если тот же продавец собрался в отпуск, приказ издается с использованием того же бланка Т-6 либо же в свободной форме.
Главному бухгалтеру
Главный бухгалтер относиться к штатным работникам, отпуск которых оформляется стандартным образом, то есть путем издания приказа с использованием формуляра Т-6 либо же в свободной форме, утвержденной на предприятии локальными актами.
Инвалиду
Работник с ограниченными возможностями, безусловно, имеет определенные льготы — сокращенный режим труда, сниженные нагрузки и 30 дней отпуска в год на основании ст.23 ФЗ №181. Но вот порядок оформления приказа тот же, как и его форма.
Медицинским работникам
Медики также имеют определенную специфику занятости, которая дает право на льготную пенсию и ряд надбавок, не говоря уже о более продолжительном отпуске.
Но вот приказ об отдыхе каких-либо отличительных признаков не имеет, ввиду чего используется стандартная форма Т-6.
Если в нем есть праздничные дни
В силу ст.120 ТК РФ праздничные дни, закрепленные в ст.112 ТК РФ, в общую протяженность ежегодного отдыха не включаются. К их отразить в приказе?
В данной ситуации есть два выхода:
- Издать приказ в свободной форме, где разъяснить, что отпуск предоставляется к примеру, с 30 апреля по 06 мая на 6 календарных дней ( с учетом праздничного дня -1 мая).
- Использовать стандартную форму Т-6, где также будет указано количество дней отпуска и дата его начала и окончания уже с учетом праздничного дня.
Возможна ли отмена уже изданного документа?
Трудовой кодекс не содержит разъяснений по отмене распоряжения о предоставления отпуска работнику, именно поэтому если приказ уже издан, оформляется новый, но уже об отзыве из отпуска в рамках ст.125 ТК РФ, но только при наличии веских причин и согласии сотрудника.