Генеральный директор, как и все работающие россияне, тоже имеет право уйти в отпуск по действующему трудовому законодательству. Однако статус высшего руководителя сильно отличается от положения и обязанностей любого другого сотрудника.
В данном случае часто возникает спорный вопрос: оформлять или нет соответствующий приказ? Однозначно можно утверждать одно: наличие приказа об отпуске генерального директора по форме Т-6 убережет от проблем со стороны налоговых и трудовых инспекторов, если те придут проверять деятельность предприятия.
На что же нужно обратить особое внимание кадровым работникам в ходе оформления документации, связанной с отдыхом руководителя?
Что говорит ТК РФ?
Руководитель является таким же работником, как и все остальные официально трудоустроенные сотрудники предприятия.
Согласно ст.274 ТК РФ можно понять, что трудовые права и широкие обязанности генерального директора узаконены учредительными документами организации. Но несмотря на его высокий статус, предоставление отпускных периодов первому лицу предприятия гарантировано Трудовым кодексом при условии оформления документов.
Рассмотрим различные варианты, при которых высший руководитель временно может быть освобожден от своих полномочий во время ежегодного отдыха.
В документообороте на предоставление отпуска генеральному директору могут влияют такие факторы:
- он является наемным работником;
- компания создана исключительно на его капиталовложениях без участия третьих лиц;
- он входит в число учредителей организации с долевым пакетом акций.
В акционерных компаниях, где основополагающим документом считается устав, заранее предусматривается отдельный пункт о возможности директора взять отпуск.
Если необходимо рассмотреть его заявления на совете акционеров, то он пишет документ на имя председателя собрания с просьбой освободить его на время от возложенных обязанностей.
В таких случаях порядок действий должен быть следующим:
- директор направляет председателю собрания или совету учредителей заявление на отпуск;
- на совещании обсуждается возможность удовлетворения его просьбы и выносится решение;
- при одобрении заявления издается приказ о убытии в отпуск, в котором указывается лицо, замещающее генерального директора на этот период.
Приказ может подписать сам председатель собрания, совета директоров или сам руководитель, если у него есть соответствующее разрешение.
В тех случаях, когда директор является единственным инвестором в своем предприятии, он может свободно планировать, когда ему лучше отлучиться от рабочих дел.
И хотя заявление от него не требуется, приказ на отпуск должен быть издан.
В нем оговаривается период, на который он избавляется от своих полномочий, и назначается штатный сотрудник, исполняющий за это время его функции.
При наличии совета директоров в компании каждый его член имеет право замещать друг друга, поэтому назначение отдельного лица на время отсутствия руководителя не требуется.
Приказ должен указывать на срок предоставления отпускных дней директору и конкретные даты.
Из всего вышеизложенного можно сделать вывод: независимо от того, написано заявление об отпуске или нет, должен быть издан приказ.
Основания для составления
В трудовом законодательстве РФ изложен определенный порядок предоставления отпуска сотрудникам.
Для этого требуется разработать несколько типичных документов:
- График ежегодных отпусков.
- Заявление от работника.
- Приказ о предоставлении отпуска.
- Уведомление работника о предстоящем отдыхе.
- Записка-расчет по оплате за отпускной период.
Основанием оформления приказа об отпуске по плану будет служить график отпусков, в для внепланового отпуска — заявление.
Без заявления нельзя оформлять приказ на такие виды отпусков:
- без сохранения заработной платы;
- по беременности и родам;
- учебный;
- по уходу за ребенком и другие.
Если на предприятии предусмотрено рассмотрение заявления на собрании акционеров, то необходимо получить письменный протокол или решение для составления приказа.
Пример протокола:
Когда же период отдыха совпадает с плановым, который утвержден в графике отпусков, то приказ можно напечатать без заявления от руководителя. В противном случае без письменного прошения директора не обойтись.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск? Узнайте из нашей статьи.
Можно ли удержать алименты с больничного листа? Подробности — тут.
Как оформить приказ на отпуск генерального директора?
Содержание и форма
Формы приказов для разных видов отпусков имеет свои схожие и отличительные черты.
Одинаковые данные:
- наименование организации;
- Ф.И.О. руководителя;
- подпись.
В содержании меняются срок, даты начала и окончания отпуска, причины, по которым требуется освобождение от должностных обязанностей.
Для ежегодного отпуска используется приказ по утвержденной законом форме Т-6, либо произвольной форме, утвержденной в организации.
При самостоятельном решении руководителя о своем отпуске форма Т-6 заполняется по следующим правилам:
- отражают реквизиты приказа организации;
- вносится табельный номер, личные данные и должность руководителя;
- отмечают, к какому структурному подразделению относится генеральный директор;
- отражают рабочий период и число дней;
- ставят начальную и конечную даты периода отстранения от работы.
Если приказ об отпуске составляется не по унифицированной форме, то в текст может быть включен пункт об ответственном лице, назначенном исполняющим обязанности директора на период его отсутствия.
Кто подписывает?
Если генеральный директор вправе сам себе определять время отпуска, то приказ он подписывает самостоятельно.
При вынесении решения об отправке его в отпуск на общем собрании приказ подписывает председатель собрания.
Оформляет приказ ответственное лицо или работник отдела кадров, который обязан получить подпись у генерального директора и заодно уведомить его о предстоящих днях отдыха.
Типовой образец и примеры
Форма Т-6 для разных типов отпусков заполняется следующим образом:
Здесь можно скачать бланк приказа по форме Т-6.
Если является единственным учредителем в ООО
В данном случае все просто: директор сам себе назначает и подписывает приказ об отпуске без согласования с другими лицами.
Если директор — наемный работник
Если решение об отпуске принимает собрание, то председатель собрания и визирует документ.
Если директору предоставлена возможность самостоятельно решать, когда он может возложить полномочия на другого члена компании, то приказ он подписывает сам себе.
Где нужно регистрировать?
Компании на свое усмотрение могут организовать учет приказной документации, в зависимости от количества работающего персонала предприятия.
Например, для регистрации различных приказов об отпусках в организации, имеющих большой штат сотрудников, создают такие журналы:
- о предоставлении отпусков;
- для фиксации распоряжений о переносе отпускного периода работников;
- об отзывах сотрудников из отпуска.
Журналы должны вестись на бумаге, но допускается и электронный вариант такого учета документации.
Ниже приведен образец журнала регистрации приказов об отпусках:
Сколько и где хранится?
Хранение приказов об отпусках регулируется нормами приказа Минкультуры за №558.
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
Но предприятия имеют право и самостоятельно принимать распоряжения о сроках и порядке хранения документации.
Срок хранения приказа об отпуске составляет:
- 5 лет, если он не включен в личное дело сотрудника;
- если порядок, установленный на предприятии, предусматривает включение приказа в личное дело, то срок хранения составляет 75 лет.
Кадровикам необходимо детально ознакомиться со всеми нюансами оформления и хранения приказов об отпусках, чтобы избежать претензий со стороны любых проверяющих органов.
Кому пишет заявление на отпуск генеральный директор? Узнайте из нашей статьи.
Устанавливается ли испытательный срок при приеме по совместительству? Читайте тут.
Где применяется бестарифная система оплаты труда? Смотрите здесь.
Как ознакомить и как уведомить о начале отдыха?
Немаловажный момент ознакомления генерального директора и других сотрудников с предстоящим отпуском. Самое главное в этом вопросе – это своевременность.
Узнать о своем отпуске сотрудник должен как минимум за 2 недели до его начала.
Кадровику нужно оформить в письменном виде уведомление о предстоящем отпуске, показать или зачитать его генеральному директору и получить его подпись на этом документе.
Своей подписью руководитель подтверждает свое согласие с приказом.
Важно уведомить не только директора или сотрудника о предстоящих днях отдыха, а еще и бухгалтерию, которая должна начислить ему отпускные и выдать их до отпуска.
Уведомление пишется в произвольной форме:
Как оформить передачу полномочий?
Когда у директора есть заместитель, то уход в отпуск руководителя не создаст проблем, и все полномочия будет выполнять второе лицо предприятия.
При отсутствии такого должностного лица замещение возлагается на выбранного ответственного сотрудника. Он должен быть назначен отдельным приказом на время отсутствия руководителя.
Ему может быть назначена доплата за временное исполнение обязанностей генерального директора.
Обратите внимание! Даже при минимальном отпуске первого руководителя необходимо оформить приказ о возложении его полномочий на сотрудника организации, с целью юридической правомерности подписания документов.
Вот так выглядит приказ о замещении директора на время его отпуска:
Можно ли отозвать руководителя?
Иногда возникают обстоятельства, когда генерального директора нужно отозвать из отпуска для разрешения какой-то ситуации. Трудовое законодательство описывает порядок таких действий в ст.125 ТК РФ.
В ней указано, что вызвать его на работу можно только на основании личного согласия и в зависимости от условий, изложенных в Уставе предприятия.
Порядок действий при отзыве директора из отпуска:
- Если он не является единственным учредителем, то собрание или другой основатель компании выносят решение об его преждевременном возврате на работу до окончания отпускного периода. Однако причина должна быть очень веской для того, чтобы документ получил юридическую силу.
- На основании решения издается приказ об отзыве руководителя. Подписывает документ другой учредитель или председатель собрания.
В том случае, когда директор является единственным учредителем, достаточно просто издать приказ о его досрочном возврате к работе.
Пример приказа:
Основания
Первое лицо, руководящее предприятием, можно отозвать из отпуска при соблюдении правил ТК РФ.
Основания для отзыва должны быть достаточно вескими:
- предотвращение возникновения стихийного, экологического бедствия или устранение его последствий;
- при возникновении угрозы производственной аварии;
- для устранения последствий в случае ЧП;
- для предотвращения причин, которые могут повлечь несчастный случай, простой, гибель или порчу материальных ценностей или имущества предприятия;
- в других случаях, которые могут негативно повлиять на деятельность организации.