В каждой организации время от времени появляются новые сотрудники, и этот процесс оформляется работниками кадрового отдела. Они занимаются оформлением первичной документации при трудоустройстве нового специалиста и учетом труда персонала фирмы.
Одним из таких документов является личная карточка работника (форма т2), которая обязательна для оформления при трудоустройстве.
Что это за документ?
Документ, в котором отражаются все характеристики сотрудника: информация о его образовании, стаже, документах, отношении к воинскому учету и прочие данные, называется личной карточкой работника.
Такая карточка также фиксирует и все изменения, происходящие с персоналом на протяжении его трудовой деятельности на предприятии, являясь составной частью личного дела каждого трудящегося.
Для чего нужна?
Для того чтобы можно было производить учет труда специалистов предприятия, на каждого из работников заводится личная карточка.
Они нужны для систематизации сведений о каждом трудящемся в данной компании.
Также если кто-то из работников потерял трудовую книжку, восстановить необходимые данные о нем и его стаже можно только по форме Т2.
Обязательна или нет?
Этот первичный учетный документ имеет унифицированную форму и рекомендован для применения во всех организациях, с любой формой собственности и организационно-правовой формой.
Кто оформляет?
Оформлением, ведением, своевременным внесением необходимых изменений в форму т2 занимаются специалисты кадрового отдела предприятия.
Основания для оформления
- приказ о приеме в организацию нового работника (-ов);
- паспорт гражданина РФ;
- трудовая книжка;
- информация о воинской обязанности: военный билет или удостоверении о том, что он подлежит призыву на военную службу;
- дипломы и свидетельства, подтверждающие образование специалиста;
- СНИЛС (подтверждение государственного пенсионного страхования);
- ИНН, для подтверждения постановки на учет в налоговой инспекции;
- иные документы, согласно которым работник имеет право на льготы или особые условия труда (например, при трудоустройстве инвалида).
Личная карточка работника в 2018 году
Правила и порядок заполнения
Специалисту кадровой службы важно знать, как правильно заполнить все десять ее разделов.
Порядок заполнения с необходимыми правилами расписан в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 в указаниях по заполнению учетных документов по труду и его оплате.
Графы формы Т2 заполняются следующим образом:
| Наименование организации | Возможно указание в кратком виде, берется из свидетельства о регистрации в Едином государственном реестре. |
| Число, месяц и год составления | Для заполнения используются арабские цифры |
| Табельный номер | Может быть присвоен в момент принятия в фирму, остается неизменным при внутриорганизационных перемещениях работника. |
| Свидетельство о присвоении ИНН | Наличие у каждого работника ИНН значительно облегчает ведение отчетности перед Налоговой инспекцией, поэтому при оформлении на работу зачастую требуют свидетельство о присвоении ИНН, хотя пока обязательным это не является. |
| Страховое свидетельство Пенсионного фонда России | Ст.65 ТК РФ предусматривает обязательное предоставление этого документа. |
| Графа «Алфавит» | В графе ставится 1-3 первые буквы фамилии сотрудника, в зависимости от общего количества работников в организации. Это значительно упрощает поиск личной карточки в базе их хранения. |
| Графа «Характер работы» | Отмечается постоянная эта работа или временная, либо сезонная. |
| Строка «Вид работы» | Отмечается основная ли эта деятельность у работника, либо он трудится по совместительству. |
| Пол | М/Ж, муж/жен, мужской/женский |
Раздел 1. Общие сведения
Все данные, характеризующие профессиональные и личные качества работника, а также главные сведения о его семейном положении, образовании, стаже, и так далее, отражаются в самом первом разделе формы.
В этот раздел вписываются:
- Сведения о трудовом договоре: его номер и дата заключения.
- Фамилия, Имя и Отчества работника, которые записываются полностью. При смене фамилии старый вариант зачеркивается, новый вариант отмечается сверху над прежним. Все изменения должны быть заверены кадровиком, и внесены на основании Приказа «О внесении изменений в персональные данные работника».
- Дата рождения: число и год проставляются цифрами, а месяц рождения прописью. Например, 04 августа 1973 года.
- Место рождения указывается, учитывая сокращения, принятые в ОКАТО (к примеру, р-н – район, с. – село).
- Гражданство работника подлежит указанию без сокращений с кодом по ОКИН 1-4.
- Знание иностранного языка. Наименование языка пишется полностью, далее пишется уровень владения этим языком: от чтения и перевода со словарем до свободного владения.
- Образование на момент поступления на работу: от начального до послевузовского. Данные в этот пункт вносятся на основании дипломов, справок о незаконченном образовании и свидетельств об образовании. К послевузовскому образованию относят докторантуру либо аспирантуру.
- Профессия: указывается основная профессия, по которой работник будет трудиться в организации, и другая, полученная работником в ходе обучения, но не имеющая отношения к основной работе.
- Стаж работы: общий, непрерывный и специальный, дающий право на надбавку за выслугу лет за тяжелые условия труда.
- Состояние в браке: состоит ли работник в официальном или незарегистрированном браке, разведен, вдов, либо никогда в браке не состоял.
- Состав семьи: здесь указываются сведения о членах семьи работника, а также о родственниках, находящихся у него на иждивении, либо требующих ухода.
- Паспортные данные работника.
Раньше в отдельной графе отмечался адрес места жительства работника и фактический, и по прописке. Чтобы отсутствие у работника местной прописки не повлекло за собой непринятие его на работу, эта графа была убрана из формы в соответствии со статьей ст.64 ТК РФ.
Раздел 2. Сведения о воинском учете
Данные в этот раздел вносятся на основании военного билета, либо удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Также здесь прописывается категория годности гражданина к службе в Российской армии.
После внесения всех имеющихся сведений в первые два раздела личной карточки сотрудник отдела кадров ставит свою подпись, расшифровку и должность. После ознакомления работника с внесенными данными, от него требуется также постановка подписи с датой для подтверждения правильности внесенных данных.
Раздел 3. Прием на работу
Записи в этот раздел вносятся на основании приказов (Т1) или распоряжений (Т1а) о приеме на работу, либо переводе на другую постоянную работу внутри организации (Т5, Т5а). Этот раздел заполняется вместе с соответствующим разделом трудовой книжки, и заверяется подписью работника.
Узнайте из нашей статьи, устанавливается ли испытательный срок при совместительстве.
Можно ли взять отпуск перед свадьбой? Смотрите тут.
Раздел 4. Аттестация
Здесь в соответствии с решением Аттестационной комиссии указывается, соответствует ли сотрудник фирмы занимаемой должности, необходимо ли ему пройти курсы повышения квалификации, либо повысить зарплату или установить персональную надбавку.
Раздел 5. Повышение квалификации
Основанием для направления сотрудника на курсы повышения квалификации в корпоративные учебные центры либо специализированные учебные заведения является соответствующий приказ.
После прохождения обучения работнику выдается подтверждающий документ: удостоверение, свидетельство или сертификат участия.
Раздел 6. Профподготовка
Профессиональной переподготовкой признается обучение работника на базе высшего учебного заведения не менее пятисот часов. Обучение заканчивается итоговой аттестацией.
После профподготовки специалисту выдается диплом о переподготовке, либо диплом о присвоении квалификации.
Раздел 7. Награды
В этом разделе описываются имеющиеся у работника государственные и ведомственные награды, а также другие виды поощрения, такие как благодарственные письма, почетные грамоты, премии.
Однако они не должны носить систематического характера. Кроме наименования поощрения указывается и документ (приказ, удостоверение), на основании которого оно применено.
Раздел 8. Отпуск
Записи в этот раздел вносятся на основании приказов или распоряжений о назначении отпуска.
Здесь учитываются все виды отпусков: и ежегодный оплачиваемый, и дополнительный, и без содержания, и учебный. Кроме вида отпуска указывается период работы, за который начислены дни.
Раздел 9. Льготы
Чтобы получить трудовую социальную льготу, работнику необходимо предоставить в отдел кадров документ, подтверждающий право на получение этой льготы.
Льготы могут быть как обязательные, предусмотренные в Трудовом кодексе, так и локальные, принятые для работников в конкретной организации.
Также какая-то из льгот может быть отменена, или, наоборот, добавлена. Все эти изменения фиксируются в личной карточке.
Раздел 10. Доп.сведения
Если работодателя интересуют какие-либо дополнительные сведения о работнике, все эти данные вносятся в предпоследний раздел личной карточки.
Здесь могут отмечаться:
- Все данные о работнике-инвалиде, определяющие специфический характер его работы: справки, заключение МСЭ об условиях труда, причина инвалидности, и т.д.
- Сведения об учащихся работниках: наименование учебного заведения, год поступления, курс обучения, и т.д.
- Сведения о членах семьи, нуждающихся в особом уходе: например, детей-инвалидах.
- Данные, имеющие значение для осуществления конкретной работы: к примеру, сведения о наличии у сотрудника водительских прав и личного автомобиля.
Одиннадцатый, последний раздел личной карточки заполняется в случае увольнения работника из организации, с обязательным указанием причины увольнения и соответствующего приказа.
После заполнения личной карточки работник проверяет правильность внесенных данных и ставит свою подпись в подтверждение о том, что все данные соответствуют действительности.
Подписывает этот документ и работник кадровой службы.
Приложения и коды
Государственная инспекция труда не считает обязательной простановку кодов при заполнении личной карточки (вручную), так как практического значения они не имеют.
Компьютерные программы проставляют их автоматически. Вопрос о необходимости кодирования этого учета решается на уровне руководителя организации и кадровой службы.
Если принято решение о необходимости простановки кодов, этот процесс ведется в соответствии с ОСТом 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров».
Можно ли вносить изменения в график отпусков? Информация — в нашей статье.
Положен ли отпуск при срочном трудовом договоре? Об этом читайте здесь.
Какой штраф за невыплату заработной платы? Узнайте тут.
Образец 2018
Скачать типовой бланк формы личной карточки принятого работника можно здесь: Личная карточка (форма Т-2)
Чтобы правильно заполнить личную карточку работника формы Т2, можно воспользоваться заполненным образцом: Личная карточка работника Т-2 (заполненный бланк)
Ставится ли печать?
Печатью форма Т2 не заверяется.
Как вносить изменения?
Существует определенный порядок внесения изменений в форму Т2. Такие изменения могут вноситься, например, при смене работницей фамилии, адреса места жительства.
Обязательным является предоставление документа, на основании которого в форму должно быть внесено соответствующее изменение.
Ксерокопии документов прикладываются в личное дело работника. Документ-основание изменения также отмечается в записи.
Где регистрируется?
Для учета личных карточек работников разработана специальная форма «Журнал учета личных карточек Т2».
Он нужен для фиксации и дальнейшего быстрого поиска данных о личных карточках сотрудников. Также, основываясь на этом журнале, можно получить сведения об общем количестве личных карточек как в целом по организации, так и за определенный временной промежуток.
Журнал учета карточек (образец):
Место и срок хранения
Места, где хранятся личные карточки на работающих и уволенных работников различны.
Сколько хранятся для уволившихся работников?
При увольнении работника из организации его личная карточка извлекается из списка работающих в фирме и на один (три) года помещается в список личных карточек на уволенных работников.
После истечения этого срока форма Т2 передается в архив организации, где хранится 75 лет.
Нюансы
При заполнении личной карточки вручную могут закончиться как графы в разделах, так и обнаружиться какие-то ошибки. Порядок действий в данных случаях представлен ниже.
Если закончилась графа «отпуск»
Если в восьмом разделе личной карточки закончились графы, оформляется дополнение к ней. Обычно это дополнение приказом не подкрепляется.
Дополнительные листы могут оформляться в неограниченном количестве к любому из разделов личной карточки. При этом сверху на листе дополнения указывается, наименование «Дополнение к личной карточке работника», дата заполнения и данные о сотруднике.
Далее ставится номер и название требуемого раздела (например, VIII «Отпуск»), переносится и заполняется табличная часть раздела.
Как исправить ошибку?
Ошибочные либо устаревшие данные зачеркиваются аккуратно одной чертой, правильный вариант пишется над неверной записью.
Исправление заверяется подписью лица, его вносящего. Если была исправлена запись с ошибкой, также пишется фраза «Исправленному верить», дата и подпись.
Когда выдается расчетный листок по заработной плате? Узнайте из нашей статьи.
Выплачивается ли материальная помощь к отпуску совместителям? Смотрите тут.
Нужна ли для ИП?
С октября 2006 года индивидуальные предприниматели должны вести кадровую документацию наравне с организациями. Поэтому ИП оформляют и трудовые книжки, и личные карточки для своих сотрудников.
Заводится ли по совместительству и на временного работника?
В организации может быть два вида совместителей: внутренние и внешние. И на первых, и на вторых необходимо оформлять личные карточки.
Даже с внутренним совместителем отдельно заключается трудовой договор и вторая личная карточка, в которой указываются сведения о новом договоре, второй профессии, переподготовке, отпусках, и так далее. Таким образом, два работника выступают в лице одного человека.
Личная карточка работника заводится и на постоянных, и на временных сотрудников. Если работник принят на определенное время, в графе характер работы личной карточки отмечается, что работа временная.
Есть ли отличия для государственных и муниципальных служащих?
Для учета труда лиц, находящихся на государственной и муниципальной службе, предусмотрена отдельная форма первичного учета персонала Т-2ГС.
Также отличия в оформлении личной карточки есть и при приеме специалистов научно-педагогического направления.
Для них дополнительно к Т2 оформляется еще одна карточка Т4, разработанная для учета труда научного и научно-педагогического работника.
Можно ли заполнять от руки?
Заполнение личной карточки только от руки – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Поэтому большинство кадровиков предпочитает первоначально оформлять личную карточку при помощи компьютерной программы, распечатывать и далее вносить изменения уже вручную.
Полностью вручную могут заполняться личные карточки на толстых типографских бланках, так как принтер зачастую с такими бланками работать не может.
Можно ли вести в электронном виде?
Самым удобным способом ведения личной карточки считают ее заполнение в электронном виде. Большинство компьютерных программ заполняет форму Т-2 автоматически вместе с оформлением приказа.
Также преимуществом является появление по мере необходимости дополнительных строк для внесения всех необходимых сведений.
Однако ведение личной карточки только в электронном виде неприемлемо, так как все вносимые изменения должны обязательно подписываться лично работником. Поэтому в отделе кадров необходимо иметь распечатанный вариант документа.