Процесс аттестации на соответствие занимаемой должности можно назвать многоуровневой комбинацией, которая закрепляется не только в ряде локальных актов, но и фиксируется в итоговом документе, а именно протоколе.
А так как результаты оценки оказывают непосредственное влияние на многие аспекты трудовой деятельности сотрудника — от прибавки к заработной плане до перспектив карьерного роста — указанный документ нужно правильно составить. Впоследствии он может понадобиться и в ходе судебного заседания.
Выполняемые функции
Протокол аттестационной комиссии на соответствие занимаемой должности выступает в роли итогового документа. Он отражает не только сам вывод, но и процесс проведения оценки, — от присутствующих членов комиссии и иных лиц до задаваемых вопросов и принятого решения.
На основании предшествующих действий, а также ряда изученных документов будет принято решение и непосредственным руководителем компании о дальнейшей судьбе сотрудника.
Он может по результатам оценки может как приобрести ряд преференций, так и потерять работу.
Также сей документ будет важен и впоследствии, в случае, если полученный результат будет оспариваться самим работником.
Так, именно в суде либо же при жалобе в иные контролирующие органы протокол будет выступать основным доказательством правильного проведения процедуры аттестации.
И понадобится протокол в ходе проведения оценки в следующий раз, к примеру, через три либо пять лет, так как члены комиссии в обязательном порядке учитывают процесс исполнения служащим их предыдущего решения.
Кто готовит?
Еще на стадии создания аттестационной комиссии в ее состав в обязательном порядке включается секретарь, основной функцией которого является документальное оформление всей процедуры — от подготовки бланков, до их заполнения, не говоря уже об уведомлении либо сборе подписей. Ведением протокола занимается также указанный член комиссии, тщательно фиксируя все моменты оценки служащего в соответствии с имеющейся формой бланка протокола.
Про обозначения в табеле учета рабочего времени читайте в нашей статье.
Для чего нужен зарплатный проект? Узнайте тут.
Как составить протокол аттестационной комиссии на соответствие занимаемой должности?
В случае возникновения спорных вопросов по принятому решению важны все локальные акты, регулирующие процесс аттестации. Но именно протокол будет выступать основанием для последующих санкций в отношении оцениваемого сотрудника. К документу предъявляются особые требования.
Общие требования и правила оформления
Одной из основных сложностей в ходе проведении аттестации сотрудников является отсутствие законодательного регулирования самой процедуры, а также бланков, которые должны составляться в процессе.
По этой причине опрос в обязательном порядке должен быть закреплен в локальных актах, а именно, в том же Положении и в приказе, утверждающем все формуляры —от аттестационного листа до протокола.
Положение должно включать в себя и правила заполнения протокола, а также порядок формирования вносимых впоследствии сведений: и процесс отражения голосования, и общие данные, и иную дополнительную информацию о задаваемых вопросах, не говоря уже об итоговом решении и наличии подписей всех лиц, участвующих в процессе оценки.
Структура и содержание
Для большинства компаний проведение периодической аттестации не является обязательной процедурой, поэтому особых требований для правильной оценки и составления протокола и не предусмотрено.
Однако если учреждение все же применяет сию форму оценки персонала, протокол должен в себя включать ряд обязательных сведений, а также иметь определенную структуру.
Документ следует формировать в следующем порядке:
- наименование документа, а именно протокол заседания;
- название организации;
- дата и место создания акта;
- полные данные всей аттестационной комиссии из числа присутствующих ( это важный момент для определения кворума впоследствии);
- сведения о лицах, которые приглашены в качестве экспертов, если специфика оценки деятельности служащего требует мнение специалиста из тождественной ему сферы;
- данные работника, который проходит оценку, от Ф.И.О., до должности и структурного подразделения;
- повестка дня — аттестация на соответствие занимаемой должности;
- представленные к рассмотрению документы, а именно служебный отзыв, характеристика и краткий смысл отраженных в указанных документах сведениях;
- вопросы комиссии к аттестуемому сотруднику и предоставленные ответы;
- выступление непосредственного руководителя оцениваемого сотрудника, если он приглашен и желает выразить свое мнение в поддержку работника либо же в подтверждение допущенных нарушений;
- оценка деятельности сотрудника, то есть обобщенный итог его заслуг либо промахов;
- рекомендации, которые могут выражаться в том же направлении на переподготовку либо же повышении надбавки в случае положительного результата;
- голосование в разрезе «за», «против», «воздержался»;
- вывод — соответствует ли труженик своей должности или нет, а возможно его соответствие является частичным без того же повышения квалификации;
- подписи всех членов комиссии;
- подпись оцениваемого сотрудника с указанием даты ознакомления с оговоренным документом.
Следует отметь, что правил для формы ведения протокола тоже не утверждено. Сей документ может заполняться от руки, то есть посредством заполнения уже имеющегося бланка либо же в электронном виде с обязательным проставлением живых подписей.
Также сей документ можно заверить и печатью учреждения, но не основной, а вспомогательной.
Кстати, оформлять отдельный протокол на каждого сотрудника не обязательно, особенно, если речь идет о небольшом штате. Однако если процесс оценки будет проходить несколько дней, протокол нужно заводить ежедневно, указывая сведения об оцениваемых сотрудниках и принятом решении поэтапно с указанием еще и времени проведения аттестации.
Кто подписывает?
В нижней части протокола секретарь обязан перечислить всех членов комиссии, которые присутствовали на заседании, а также принимали участие в решении, включая и собственную персону.
При этом перечень фамилий формируется не в хаотичном порядке, а с соблюдением иерархической принадлежности, то есть сначала указывается председатель, затем секретарь и далее уже члены комиссии.
Естественно должно быть отведено место для проставление росписи и аттестуемым сотрудником, который ознакамливается с сим документом в сроки, установленные Положением.
Количество экземпляров
Существует мнение, что протокол аттестации на соответствие занимаемой должности должен формироваться в нескольких экземплярах. Они будут храниться непосредственно в подшивке по аттестации, а также в личном деле сотрудника и у членов комиссии.
Однако сие мнение не верно:
- Личная карточка уже содержит отдельный параграф по аттестации в котором указывается дата проведения процедуры, номер протокола, а также результаты. Других сведений отражать не нужно, как собственно и включать приложения.
- Также не требуются дополнительные экземпляры и членам комиссии, которые наделяются определенными полномочиями только на время заседания.
Таким образом, протокол оформляется только в единственном экземпляре и хранится как правило в отделе кадров со всеми документами о проведенной оценке.
При этом, если сведения о полученных результатах понадобятся тому же сотруднику либо суду, секретарь комиссии уполномочен оформить выписку из указанного документа.
Образец (пример)
Пример документа:
Бланк протокола можно скачать на нашем сайте:
Узнайте из нашей статьи, как уволиться на испытательном сроке.
Как посчитать годовую премию? Смотрите тут.
Про составление расчетно-платежной ведомости читайте здесь.
Нужно ли знакомить сотрудников?
Все документы, которые непосредственно влияют на трудовую деятельность штатного сотрудника, компания обязана представить ему на ознакомление.
А так как по результатам оценки сотрудник может лишиться работы либо же может быть переведен на иную должность с более низкой квалификацией, с протоколом он должен быть ознакомлен в обязательном порядке с проставлением живой подписи и даты вычитки документа.
Кому и для чего может быть предоставлена выписка из документа?
Данные из документа отдельно взятому сотруднику могут потребоваться для того же оспаривания принятого решения в суде либо же для повышения категории, что актуально для педагогов. А так как предоставлять весь протокол целиком нецелесообразно, да и закон о распространении персональных данных не позволяет, формируется выписка, в которой отражаются сведения только на одного сотрудника.
Пример документа:
Пример выписки из протокола заседания аттестационной комиссии
В большинстве случае компании в ходе проведения аттестации формируют один протокол, который включает в себя процедуру проведения оценки на весь персонал.