Необходимо наладить систему сбора, регистрации и передачи данных о хозяйственных операциях организации, её имуществе и обязательствах? Для этого потребуется информация о движении средств, ценностей и правоотношений, выраженная в денежных единицах и представленная в виде, соответствующем нормам законодательства.
Полученные сведения подлежат классификации и хранению в различных реестрах, журналах, ведомостях.
Что это такое простыми словами?
Согласно ФЗ от 06.12.2011 N 402 юридические лица обязаны составлять баланс и отчитываться в финансовых результатах:
- накапливать и обрабатывать сведения о процессах, вызывающих изменения в структуре имущества, ресурсов для его формирования, имеющейся задолженности;
- представлять контролирующим органам информацию, подготовленную на основании полученных данных.
Ежедневная деятельность компании состоит из множества операций. Например, покупка и сбыт товара непосредственно связаны с движением денежных потоков организации, возникновением и погашением обязательств.
Кроме того, необходимо обслуживать основную деятельность:
- выполнять управленческие функции;
- ремонтировать и обслуживать помещения;
- приобретать оборудование;
- обеспечивать снабжение ресурсами.
Все вышеперечисленные процессы можно отнести к хозяйственным операциям. Для отражения в бухгалтерском учёте они должны оформляться первичными документами (актами, справками, приказами), которые составляются непосредственно в ходе события или сразу после его окончания.
Чтобы упорядочивать и сохранять полученные данные, нужно пользоваться специальными таблицами – регистрами бухгалтерского учета.
В коммерческой организации формы утверждаются руководителем субъекта, а в государственном секторе они регламентируются законодательством РФ.
К таким бумагам можно отнести:
- журналы;
- ведомости;
- книги;
- карточки;
- ордера.
Для чего предназначены?
Бухучёт ведётся с помощью балансовых счетов, состоящих из номера и названия. Каждый их них нужен для универсализации данных о наличии и движении определённой совокупности имущества либо имеющейся задолженности.
Любая хозяйственная операция вызывает изменение объекта учёта, поэтому счёт делится на две части:
- дебет (отражает увеличение);
- кредит (показывает уменьшение).
В течение определённого периода по каждому счёту образуется несколько показателей, их сумма называется оборотом.
Остаток по счёту – это сальдо, оно бывает входящим (на начало интервала) и конечным. Чтобы записать операцию нужно отразить её содержание в учётных регистрах. Для обобщения накопленной информации в счетах бухучёта составляют оборотные ведомости.
Оборотно-сальдовая ведомость (образец заполнения)
Таким образом, можно получать итоговые сведения по группам объектов, например:
- поставщики;
- покупатели;
- виды договоров;
- категории товаров.
Эти данные используются для составления внутренней системы показателей, характеризующей результаты деятельности предприятия, и ведения учёта специальным способом, позволяющим обеспечить разделение входящей информации по определённым критериям.
Чем регламентированы?
Статьёй 10 Закона 402-ФЗ установлена обязательная фиксация сведений, полученных из первичных бумаг, в учётных документах:
- Предприятиям коммерческой сферы разрешается самостоятельно разрабатывать бланки таких регистров.
- Учреждения госсектора должны использовать формы из Приложений к Приказу Минфина РФ от 30.03.2015 N 52Н.
- Организации, применяющие УСН, согласно ПБУ 1/2008, могут принять упрощённую систему регистров.
- Субъекты малого предпринимательства вправе не использовать их вообще, отражая все операции в журнале учёта хозяйственной деятельности, в который последовательно вносится информация о наличии имущества и денежных средств на определённую дату.
Состав регистра заявлен в ч. 4 ст. 10 акта 402-ФЗ.
Оплошности при разработке такого бланка способны повлиять на размер налоговой базы.
Список ошибок приведён в Письме ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@. Данная позиция совпадает с мнением ФНС.
Читайте в нашей статье, как рассчитать фондоемкость.
Не выплатили квартальную премию — что делать? Узнайте тут.
Регистры бухгалтерского учета в 2018 году
В настоящее время регистры разрешается составлять как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Документы, подготовленные с помощью компьютера, необходимо заверять простой или усиленной электронной подписью.
Допускается неквалифицированный вариант, но всё может измениться. Подготовлен проект закона, который обяжет пользоваться ЭЦП, обладающей дополнительными признаками защищённости. Слушания пройдут 12.06.2018.
Основные требования
Правила ведения регистров установлены Законом о бухгалтерском учёте и состоят в следующем:
- сведения, содержащиеся в документах, являющихся подтверждением совершения факта хозяйственной жизни организации, играют важную роль и подлежат своевременному внесению в специальные реестры с целью дальнейшего использования в оперативном управлении и составления отчётности;
- в процессе фиксации объектов бухучёта не допускаются пропуски и ошибки, добавление информации о несуществующих предметах, издержках и обязательствах, за исключением накоплений, предусмотренных нормативными актами, и затрат на их создание;
- все хозяйственные операции отражаются одновременно по дебету и кредиту счетов, а ведение бухучёта вне установленных регистров недопустимо;
- в коммерческих структурах вид документа утверждаются руководителем, а в государственных применяются бланки, соответствующие нормам бюджетного законодательства;
- допускается бумажная и электронная, подтверждённая ЭЦП, форма;
- если нормативными актами или взаимным соглашением предусмотрено представление дубликата регистра третьему лицу, то он должен быть передан в распечатанном виде;
- правка осуществляется уполномоченным лицом, при этом обязательно проставляется дата исправления и реквизиты, позволяющие идентифицировать ответственного;
- в случае конфискации изготавливаются копии, которые включаются в состав документов бухучёта.
Виды, формы и назначение
В Инструкции, направленной письмом Минфина СССР № 63 от 08.03.1960, указывается на применение двух типов бухгалтерских регистров:
- журнал-ордер (формируется по кредиту операции, суммовое значение проставляется на пересечении строки и колонки);
- вспомогательная ведомость (применяется для классификации сведений).
Чтобы подвести итоги, уточнить правильность записей по счетам и составить отчётный баланс, по окончании месяца собранные сведения добавляют в главную книгу.
Так как предприятия самостоятельно разрабатывают формы регистров, то решение о ведении документа, позволяющего обобщить имеющиеся данные, остаётся на усмотрение руководства организации.
По характеру реализуемых задач регистры делятся на:
- хронологические, отражающие информацию в порядке поступления;
- систематические, позволяющие группировать однородные операции;
- комбинированные, сочетающие два предыдущих формата.
Как выглядят и какие документы?
Учётные регистры бухгалтерского учёта – это таблицы для группировки и суммирования записей. Формы подразделяются по внешнему виду.
Среди них можно выделить:
- книгу, состоящую из скреплённого набора листов, каждый из которых расчерчен на графы определённого типа и включает необходимые реквизиты;
- контокоррентную карточку, предназначенную для учёта операций с дебиторами, кредиторами, сотрудниками, которым на определённые цели выданы наличные средства;
- материальную карточку, содержащую строки прихода, расхода, остатка материальных ценностей для подведения количественно суммовых итогов;
- многоколонную, разделённую на несколько колонок, карточку;
- свободные листы –формы большого размера.
Перечень для учётной политики
Список регистров, применяемых для фиксирования хозяйственных операций, является обязательным разделом документа, определяющего совокупность способов ведения бухучёта и составления отчётности. В приложении приводятся образцы бланков.
Отсутствующие формы применять не разрешается. Для непредвиденных ситуаций, как правило, предусматривается возможность утверждения дополнительных форм приказом руководителя.
Типовыми рекомендациями Минфина РФ 64н от 21.12.1998 малым предприятиям предоставлена возможность выбрать способ ведения бухучёта:
- простой – исключающий использование регистров;
- полный, позволяющий использовать элементы, предназначенные для классификации и хранения первичной информации.
Если выбран второй из указанных выше вариантов, для фиксирования фактов хозяйственной жизни потребуется заполнение набора ведомостей учёта, приведённого в таблице:
| Номер МП | Название |
| 1 | Основных средств и амортизации |
| 2 | Материально-производственных запасов |
| 3 | Затрат на производство |
| 4 | Денежных средств |
| 5 | Расчётов и прочих операций |
| 6 | Продаж |
| 7 | Расчётов с поставщиками |
| 8 | Расчётов с персоналом по оплате туда |
Сводные
Для систематизации данных, содержащихся в регистрах, устанавливается отчётный интервал и дата подведения итогов. Обобщение информации производится в Шахматной ведомости 9МП.
Сводная (шахматная) ведомость (фрагмент)
В этой форме каждому счёту и субсчёту выделяется специальный раздел, содержатся сведения по дебету и кредиту. Бланк удобно использовать при небольшой номенклатуре.
На основании 9МП можно вывести остатки на конец рассматриваемого интервала и заполнить оборотно-сальдовую ведомость – разность между поступлениями и затратами в определённом периоде по каждому синтетическому счёту.
По НДС
Первичным документом учёта по налогу на добавленную стоимость является счёт-фактура. Поэтому в качестве регистра можно принять книги продаж и покупок. В последней отражаются входящие документы, позволяющие получить вычет на сумму входного НДС.
Учета основных средств
Унифицированной формы регистра не существует, поэтому бухгалтеры самостоятельно разрабатывают необходимы бланки.
Чаще всего используется журнал-ордер 13, сформированный с помощью специализированной компьютерной программы.
Нужно ли составлять положение о депремировании? Узнайте из статьи.
Про виды премий работникам читайте тут.
Обязательно ли указывать ИНН сотрудника в 2-НДФЛ? Смотрите здесь.
Первичные
Это документы, которые используются для подтверждения хозяйственных операций. Бланки разрабатываются организацией и закрепляются в учётной политике.
По указанию Минфина РФ, обязательные формы необходимы при заполнении:
- кассовых документов;
- БСО;
- транспортной накладной.
Круг лиц, которые вправе заверить подписью такую бумагу, определяет руководитель компании.
Аналитические
Такие регистры содержат основные атрибуты операции и её краткое описание. Их можно строить по одному счёту, используя принцип оборотно-сальдовой ведомости.
Обязательные
Состав систематизирующих форм организация определяет в учётной политике по своему усмотрению. В первую очередь эти показатели необходимы для бухучёта и отчётности.
Вместе с тем их применяют для определения налоговой базы и принятия решений, касающихся деятельности предприятия.
По кассе
В соответствии с Приказом Минфина 94н на счёте 50 суммируются данные о движении денежных средств. Информация отражается в журнале-ордере 1.
По заработной плате
Для выявления оборотов по кредиту счетов, используемых для расчётов с работниками, используется журнал-ордер 10.
Бюджетного учреждения
Для государственных структур бланки регистров бухучёта являются унифицированными и регламентируются Приказом Минфина РФ 52Н от 30.03.2015. В перечень входит пятьдесят один документ.
Например:
- инвентарная карточка;
- книга учёта материальных ценностей;
- оборотная ведомость;
- главная книга;
- журнал регистрации обязательств.
Расчётов с подотчётными лицами
При выдаче сотруднику целевого аванса данные вносят в журнал-ордер 7.
В реестре обеспечена единая система записей. При этом аналитический учёт ведётся позиционным способом.
По каждой строке отражается:
- количество выданных денег;
- расходы, обоснованные представленным письменным сообщением;
- сумма возврата неиспользованных средств;
- возмещённый перерасход.
Таким образом, все операции по одному отчету отражаются в одной строке.
Как утвердить?
Чтобы обосновать использование регистра определённого вида потребуется добавить в учётную политику следующую информацию:
- формат заполнения;
- структуру бланка;
- возможность использования компьютерной техники для подготовки реестра.
Изменения вступают в силу в соответствии с директивой руководителя компании.
Приказ (образец)
Распоряжение, утверждающее учётную политику, обычно содержит сведения, перечисленные ниже:
- название документа;
- дату и номер;
- виды деятельности компании;
- активы в собственности;
- возможность реализации операций с валютой и ценными бумагами;
- непокрытые займы;
- кредитование сотрудников и сторонних организаций;
- бюджетные субсидии;
- обособленные подразделения;
- право на упрощённый способ ведения учёта;
- нормативное обоснование (ссылки на Налоговый кодекс, закон 402-ФЗ, ПБУ 1/2008, приказ Минфина 106н);
- суть распоряжения ( например, утвердить новую редакцию учётной политики);
- начало действия документа;
- назначение лица, ответственного за исполнение распоряжения;
- подпись руководителя.
Реквизиты и правила ведения
Понятие о том, какие документы относят к регистрам бухгалтерского учета и, что входит в их состав, установлено законом 402-ФЗ.
Что требуется отражать?
Внесению подлежат сведения о свершившихся фактах хозяйственной жизни компании:
- название бланка;
- дата составления;
- наименование субъекта;
- суть операции;
- денежное измерение;
- ФИО и должность ответственного лица.
Обязательные реквизиты
Атрибуты, которые необходимо указать при составлении реестра, установлены нормативными актами:
- заголовок таблицы;
- название организации-составителя;
- период, за который вносится информация;
- счета объектов бухучёта;
- финансовый эквивалент предметов с указанием единиц измерения;
- реквизиты лиц, уполномоченных на ведение регистра.
Когда производятся записи?
Заполнение регистра необходимо осуществлять в процессе свершения факта хозяйственной жизни фирмы или сразу после его окончания.
Порядок составления
Способ заполнения регламентирован статьёй 10 закона 402-ФЗ:
- корректировки может вносить субъект, уполномоченный на ведение регистра;
- обязательным является наличие единиц измерения и расшифровка подписи;
- структура бланка устанавливается руководителем компании;
- не допускается добавление информации о мнимых объектах и фактах хозяйственной деятельности.
Как могут вестись?
Документы можно зафиксировать на бумаге или электронном носителе.
Кто подписывает?
Бланк заверяется лицами, назначенными руководителем.
Правильность отражения хозяйственных операций
Информацию о каждом событии необходимо вносить последовательно, начиная с самого раннего, и систематизировать по учётным позициям, предназначенным для фиксации в денежном эквиваленте движения каждой однородной группы.
Для кого не устанавливается испытательный срок? Подробности — в статье.
Особенности проведения аттестации персонала вы найдете здесь.
Формирование в 1С: Бухгалтерии
Для подготовки основных регистров можно использовать стандартные отчёты:
- оборотно-сальдовая ведомость;
- шахматная ведомость;
- обороты счёта;
- анализ счёта;
- карточка счёта;
- анализ субконто;
- сводные проводки;
- главная книга.
Защита, изменение и исправление ошибок
Корректировки нужно вносить до закрытия операций текущего месяца.
Предусмотрено несколько способов редактирования:
- корректурный порядок применяется, если неточность не затронула корреспонденцию счетов и не отразилась на учётных записях;
- сторно используется, когда вместо одного счёта указан другой;
- к способу дополнительных проводок обращаются, если была преуменьшена сумма операции.
Порядок и срок хранения
В соответствии с нормами 402-ФЗ и правилами организации архивного дела регистры бухгалтерского учёта хранить в течение пяти лет после отчётного интервала.
Документам требуется обеспечить защиту от искажения содержащихся в них данных и полной утраты.
Закрытие за отчетный период
Процедура разделения информации о фактах хозяйственной жизни, относящихся к разным интервалам, оформляется отдельным распорядительным актом или прописывается в учётной политике.
Кроме этого, необходимо проконтролировать порядок сдачи документов в архив:
- брошюрование;
- отслеживание достоверности данных;
- наличие соответствующих санкций;
- составление сводного реестра.